  Le paramétrage de l’agence avec des indications légales et pratiques

 

Chemin d’accès :

      Module PARAMÉTRAGES, Menu  Agences

  

Permet le paramétrage de(s) l’établissement(s). C’est le paramétrage de base de l’agence.

 Si vous avez plusieurs bureaux d’accueils où plusieurs dossiers comptables, il faudra demander l’activation d’agences supplémentaires auprès de nos services

 

 

Cet onglet permet de renseigner les informations légales et générales de l’agence ou du bureau d’accueil.

 

La notion de période alternative peut servir aux agences ayant une notion de saisonnalité été/hiver (en montagne de façon générale), et permettra d’afficher le descriptif du logement et les photos de la saison été ou hiver en fonction des éléments renseignés.

 

Renseigner les informations qui permettront d’envoyer des emails directement depuis l’application

Vous donne la possibilité d’externaliser (sur espace FTP), les différents emails envoyés depuis l’application. Par défaut ceux-ci sont stockés dans la base de données

 

cf article E-Mails automatiques ou semi auto

 

Ce paramétrage est réalisé par SPI. Il gère les photos utilisables sur vos documents et sur les différents sites internet.

 

Cet écran se décompose en 3 pavés :

FTP de stockage des photos : par défaut les photos sont stockées sur le FTP des serveurs dédiés SPI Location Saisonnière. Vous avez néanmoins la possibilité de les stocker sur votre propre espace FTP (si vous en avez un). Adressez-vous au support SPI pour l’aide au paramétrage.

Qualité/Poids des photos : sachant que les photos vont être envoyées sur différents supports (email, passerelles, sites web, annonceurs), le paramétrage par défaut est celui recommandé. Vous pouvez le modifier avec les conseils du service support SPI.

En pointant sur les différentes qualités proposées, une info bulle vous indiquera la taille en pixel.

Lien vers les propositions : personnalisation de l’URL : Pour les agences ayant un site présentant les annonces de location de SPI Location Saisonnière, il est possible de paramétrer un lien URL à insérer dans les emails de propositions envoyé aux clients.

 

 

– Dossier : définition des heures d’arrivée et de départ.

– Langues étrangères : Sélectionnez les langues étrangères que vous utiliserez. Nous retrouverons le choix de ces langues lors de la saisie des descriptifs logements. Ex : si vous ne sélectionnez que l’anglais, lorsque vous saisirez le descriptif de vos logements, vous pourrez les saisir en Français et en Anglais uniquement. Si vous souhaitez saisir des descriptifs en italien, il faudra d’abord venir ajouter la langue étrangère à ce niveau.

Si vous souhaitez utiliser des langues n’utilisant pas l’alphabet romain, il faudra obligatoirement les mettre en langue 4.

– Transfert internet : Permet de déterminer la fréquence de mise à jour des données froides (descriptifs, photos, etc…), sur les différents supports internet. Les disponibilités elles, sont gérées en temps réel.

– Options – Délai d’expiration : Permet de définir la durée de validité des options en jour(s).

– Solde : Permet de générer un courrier/email de Rappel du paiement du solde en jour(s).

– Impressions règlements propriétaires : Par défaut les remises sur séjour apparaissent sur les rapports de gérance propriétaire, sauf si vous décidez de cocher la case.

– Recherche de dispo – Mini Planning : Gestion de l’affichage du mini planning dans le module recherche de disponibilités.

– Type de période par défaut : Permet de définir le type de location proposé par défaut lors de la recherche de disponibilité (à la nuitée, à la semaine ou au mois). ATTENTION : on peut définir un type de période par semaine mais proposer des courts ou longs séjours.

– Interventions de ménage : Permet de générer un planning des ménages à effectuer dans le module intervention. Il faut rattacher les fournisseurs concernés, ainsi que la ville sur laquelle ils interviennent.

– Association Airbnb : Renvoi directement sur l’espace création du compte professionnel Airbnb. Si vous avez déjà un compte. (Cf Guide des Passerelles)

– Association Booking : Il conviendra de vous rapprocher de votre conseiller Booking afin d’obtenir votre « Legal Entity ». (Cf Guide des Passerelles)

 – Association OVH : Permet la mise en place et achat des SMS via notre partenaire OVH.

–  Code Webmaster agence : Si vos services sont gérés par un Webmaster, il faudra indiquer ici, une référence de votre choix pour les flux internet.

 

–  G2A Consulting : Base de données en construction pour statistiques métier

 

 

– Méthode de calcul des tarifs : Permet de définir la méthode de calcul de la tarification générale. Ce paramétrage ne doit pas être modifié en cours de saison (il est fortement déconseillé d’intervenir à ce niveau sans accord du support logiciel).

– Tarif des jours supplémentaires : Automatisation du calcul des jours supplémentaires (Calcul sur la base du 1/7ème). Si rien n’est renseigné, il sera impossible de proposer des jours supplémentaires sur un dossier (le calcul ne se fera pas).

– Tarif des jours de la mini semaine : Automatisation des calculs tarifaires pour les courts séjours (% sur la base semaine). Si rien n’est renseigné, il sera impossible de proposer des mini séjours sur un dossier (le calcul ne se fera pas).

– Arrondi : Gestion des arrondis locataires (Utilisé pour les bases, net et brut propriétaire), uniquement visible dans le calcul de tarif des dossiers.

– Frais de dossier : Définition du montant des frais de dossier qui s’incrémenteront sur les réservations (peut également être saisi dans la fiche lot, dans ce cas ce sera le montant renseigné sur le lot qui sera prioritaire).

– Acompte sur l’hébergement : Définition du pourcentage de l’acompte (légalement 25 % du montant de l’hébergement).

– Assurance annulation facultative locataire (Loi Hamon) :

Montant en % avec éventuellement un montant minimum par dossier.

Montant en € par dossier.

Paramétrage spécifique pour l’assurance Gritchen.

Pour les agences travaillant avec le Cabinet de Belem et Gritchen, les bordereaux seront envoyés directement aux assureurs concernés lorsque l’on coche RC (retour contrat) sur le dossier. Le pdf correspondant est alors stocké dans l’historique d’impression du dossier.

– Ajustement d’une saison : Permet d’allonger une semaine avec un nombre de jours en conservant le même tarif. Exemple : la gestion des jours fériés (Noël ; Jour de l’An).

– Taxe de séjour : Gestion de la taxe de séjour pour les communes concernées. On ne peut saisir la TS que pour les villes dont l’Agence a un lot en gestion. (Cf Paramétrage Taxe de Séjour).

 

 

a)             Types de règlements 

Dans la partie « Types de règlement » sont paramétrés tous les encaissements avec les numéros de compte et le type de journal concerné.

Pour les remises de chèques, les cartes bancaires et les chèques vacances, le compte locataire est crédité du montant de son règlement par le débit du compte de remise dans le journal des règlements (RGT).

Pour les paiements en espèces, le compte locataire est crédité de son règlement par le débit du compte espèces dans le journal de caisse.

Quand la remise en banque est effectuée, ces comptes de remise sont débités par le crédit du compte banque.

 

En cas de virement bancaire, le compte locataire est crédité par le débit du compte banque, directement dans le journal de banque.

Pour les encaissements Résa Web : se reporter à l’article correspondant (Cf Encaissement)

Vous pouvez créer autant de types de règlements que vous souhaitez en cliquant sur « Ajouter ».

Le choix du traitement de la remise donne la possibilité de générer en comptabilité soit des remises groupées, soit des remises individuelles. Ce choix concerne particulièrement les remises de cartes bancaires.

Si vous choisissez pour le traitement de la remise « remise en banque individuelle », vous aurez un document par remise au lieu d’un seul document qui regroupe toutes les remises (choix : remise en banque). Il en sera de même en comptabilité où vous aurez le détail des remises cartes bancaires dans le journal « RGT ». Le choix le plus utilisé est « Remise en banque ».

Pour les remises cartes bleues, il n’est pas obligatoire d’utiliser un compte de remise. Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer le compte banque à la place du compte de remise carte bancaire et choisir « Aucun traitement » et « journal BQ ».

Dans ce cas, la remise carte bancaire sera générée directement dans le journal de banque (crédit compte locataire par débit compte banque).

Pour les remises d’espèces, le traitement à choisir est « Remise d’espèces ». Ce paramétrage vous permettra d’effectuer des remises en banque partielles de vos espèces.

 

b)             Autres informations

– Comptabilité : Permet de définir à quel dossier comptable l’agence est rattachée.

– Délai de clôture des dossiers (Ventilation des écritures comptables sur les comptes concernés).

– Ventilation acompte (Facultatif): Permet de définir les rubriques du barème qui seront mouvementées lors de l’encaissement de l’acompte. Si l’Agence souhaite payer des acomptes aux propriétaires, il convient d’ajouter la ligne propriétaire et définir le pourcentage.

– Racines de compte : Définition des racines de comptes principaux. Nous vous conseillons de ne pas modifier les racines de ces comptes sans demander conseil au support SPI.

– Comptes : Sont renseignés les numéros des comptes Taxe de séjour, Frais de dossier, Frais financiers, Ménage, Assurance Annulation et Arrondi. Vous pouvez modifier ces comptes mais nous vous déconseillons de le faire en cours d’exercice.

– Caution : Si la case est cochée, la caution sera automatiquement comptabilisée au moment de la réalisation du dossier de réservation. Ce paramétrage est intéressant pour les agences qui enregistrent systématiquement la caution (pratique de plus en plus rare).

 

Ce module permet d’ajouter les informations bancaire permettant la mise en place des

virements SEPA pour :

Règlements propriétaires.

Règlements fournisseurs.

Pour créer une banque, cliquez sur « Ajouter ». Il est très important de renseigner tous les champs car ces éléments seront repris pour les documents de bordereaux de remises en banque.

Pour modifier une banque, cliquez sur Modifier.

La banque désignée en tant que banque principale (par la coche dans la case appropriée) est celle qui sera proposée systématiquement par défaut

 

Au moment des règlements nous vérifions que les informations IBAN sont correctement saisies.

Ainsi si le paramètre est activé on génère le fichier avec nom spécifique.

 

Le nom du fichier est :

Pour les fournisseurs : Nom agence – FR – Date de création

Pour les proprios : Nom agence – PR – Date de création

On vérifie également qu’un fichier portant ce non n’existe pas déjà sur le disque.  Une fois les fichiers générés, vous pouvez les transférer sur votre back office bancaire.

 

 

 

a)             Impression règlements propriétaires

Permet de sélectionner les lignes devant figurer au débit du compte propriétaire pour les documents :

– Règlements propriétaires.

– Compte rendu de gestion.

Ce paramétrage se retrouve également dans la fiche propriétaire et autorise un choix propriétaire par propriétaire

On ne peut bien entendu ajouter que des postes faisant partie du Barème général.

–         Si la case à cocher TOTALISER n’est pas cochée, le rapport fera apparaître le détail de la ligne dossier par dossier.

–         Si la case à cocher TOTALISER est cochée, le rapport fera apparaître le montant TOTAL de la ligne en bas à gauche de l’édition.

b)             Statistiques

Développement en cours pour proposer un module de statistiques sur certaines lignes du barème

 

Cet onglet permet d’automatiser le calcul de l’assurance annulation et de définir un paramétrage.

1. Cette partie permet de définir le fonctionnement du calcul de la cotisation Assurance Annulation calculée dans les propositions et dossiers.  La partie haute pour renseignée les montants ou pourcentage pratiqués par l’agence.                       – Assurance Annulation facultative:  permet de renseigner le montant en euros ou en pourcentage du calcul                                                                                                    – Appliquer l’assurance sur les prestations: si cette case est cochée les prestations seront intégrées dans la base de calcul de l’assurance.   
2. Ajouter une commission: ce bouton ouvre une fenêtre qui vous permettra d’indiquer au logiciel le calcul de l’assurance annulation que vous souhaitez faire

Il faudra indiquer le montant sans commission puis le montant de la commission, idem si c’est un calcul en montant ou en montant minimum. Si une commission est paramétrée, il faudra impérativement indiquer le numéro du compte, qui sera créé au préalable dans le plan comptable.

3. Déclaration automatique de l’assurance annulation                                                                 Avec les assureurs Cabinet De Belem et Groupe Gritchen, les déclarations d’adhésion se feront en automatique, avec  un paramétrage complémentaire pour Gritchen.   

Pour tout autre courtier que le Cabinet De Belem ou Gritchen,  qui souhaiterait s’intégrer à SPI Location Saisonnière, nous avons édité un cahier des charges techniques pour assurer la communication automatique. Le courtier devra ainsi mettre en œuvre les développements. A l’issue des tests validés il devra vous fournir des codes à saisir dans cet onglet. 

Le courtier devra se mettre en relation avec nous pour mettre en œuvre la passerelle.

 

FIN