Clôture du dossier
Cette procédure permet d’effectuer :
La clôture du dossier et la ventilation des écritures comptables
Chemin d’accès :
Module ETABLISSEMENT, Menu DOSSIERS ou INFOS DU JOUR, Suivi des dossiers
I. Procédure
Nous conseillons de clôturer le dossier après le départ du locataire pour avoir la possibilité de le modifier.
Quand le dossier est clôturé, il ne peut plus être modifié (seules les écritures comptables peuvent être modifiées dans la comptabilité).
Rappel : le paramétrage de la clôture du dossier se fait dans les paramétrages Agence, onglet « compta ».
Vous avez la possibilité de clôturer plusieurs dossiers en même temps, à partir du point du menu « Infos du jour », « Suivi des dossiers ».
C’est seulement quand le dossier est soldé que le bouton « clôture » s’affiche sur l’onglet TARIFICATION.
Un message de confirmation de clôture apparaît après avoir cliqué sur 
Ecritures générées à la clôture du dossier :
Au moment de l’acompte, seuls les frais de dossiers et d’assurance annulation ont été pris en compte (sauf si un paramétrage particulier de l’acompte a été mis en place, comme nous l’avons vu dans les paramétrages de la comptabilité).
Au moment de la clôture du dossier, tous les autres comptes sont ventilés :
– Les comptes honoraires
– Le compte propriétaire
– La taxe de séjour
– Les comptes liés aux prestations
Le dossier apparaît comme étant clôturé.
On retrouve en comptabilité les écritures de partie « Détail des coûts » ainsi que les différentes prestations et la taxe de séjour affichées dans la partie « Récapitulatif financier ».
Vous avez la possibilité de visualiser le compte locataire et le compte propriétaire relatifs au dossier, sur la fenêtre « Généralités » du dossier, en cliquant sur « Comptabilité », puis « Actualiser ».
Cette fenêtre vous permettra de visualiser la totalité des écritures pour ces deux comptes
La consultation de ces comptes peut également se faire dans la partie comptabilité du logiciel dans l’interrogation des comptes ou dans le plan comptable.
On peut également suivre les comptes propriétaires dans le fichier des lots, en consultant le « suivi » ou le « prévisionnel » du propriétaire.
FIN