La création du dossier

Cette procédure permet d’effectuer :

       La création et la gestion des dossiers de réservation de séjours

Chemin d’accès :

      Module ETABLISSEMENT, Menu DOSSIERS

 

La réalisation d’un dossier peut s’effectuer de 4 méthodes différentes depuis le logiciel, plus 2, avec les dossiers des partenaires.

– Directement depuis le logiciel

1. Création du dossier à partir des propositions.
2. Création directe depuis la recherche de dispos
3. Création directe depuis liste des dossiers
4. Création directe depuis le planning

– Directement depuis les partenaires extérieurs.

5. Tours Opérateurs, Channel managers, etc…
6. Agences en lignes (Otas).

 

Lorsqu’une proposition a déjà été faite à un prospect/locataire, il suffit d’aller dans la fiche LOCATAIRE, Onglet PROPOSITION, choisir le lot concerné et cliquer sur RESERVER, pour transformer la proposition en option ou contrat.

 

Une confirmation vous est demandée pour la création du dossier.
 

2. Création depuis la recherche de dispos

Depuis le module de recherche de dispo, une fois la sélection du lot faîte, il faut cliquer en haut à droite de l’application sur RÉSERVATION IMMÉDIATE.

Une confirmation vous est demandée pour la création du dossier, le logiciel ouvre alors la fenêtre du dossier, sur lequel il faut renseigner le nom du locataire, avec les trois points bleus, puisque les informations prises en compte depuis la recherche de dispos sont les dates de séjour et la référence du lot.

 

3. Création depuis la liste des dossiers

Depuis la liste des dossiers il faut cliquer sur le bouton AJOUTER pour créer un dossier d’Option ou de Réservation.

Contrairement aux autres cas, on part d’une base complètement vierge. Il faudra donc renseigner le LOT, le Locataire et les dates de séjour manuellement.

Lors de la sélection de la date d’arrivée, une nouvelle fenêtre s’ouvre.

A la sélection des dates de séjour, on présente le calendrier permettant de valider la réservation soit en cliquant sur la date de fin de séjour, soit en implémentant la durée du séjour.

–         Si les périodes de sélection ne sont pas disponibles, la ligne est de couleur rouge et le bouton VALIDER se transforme en bouton CHEVAUCHEMENT, ce qui interdit toute erreur.

–         Si la période sélectionnée est disponible, elle apparaît en jaune, il faut cliquer sur le bouton VALIDER pour finaliser le choix.

Cette action génère l’affichage des fenêtres suivantes :

1. La tarification

Si vous répondez oui, le logiciel calcule le tarif en fonction des éléments tarifaires du lot. Vous pourrez ensuite adapter ou modifier.

 

2. L’assurance annulation

Si l’agence propose une assurance annulation, cette question sera posée. Si le locataire souscrit l’assurance, il faudra répondre OUI.

 

Il convient d’adapter la tarification du dossier (application de remise, enlèvement de certains postes, etc…), lors de la saisie du dossier. Il sera toujours possible de le faire par la suite en le rebasculant temporairement à l’état d’option.

La réservation est maintenant créée et restera à l’état d’option tant qu’aucun règlement ne lui sera affecté.

 

4. Création depuis le planning

Depuis le module de Planning, une fois la sélection du lot faîte, il faut double cliquer sur le carré blanc qui représente le jour d’arrivée.

Un message vous demande de confirmer la création d’un dossier.

 

 

Si vous choisissez de répondre OUI, le logiciel va créer le dossier sur les critères renseignés.

Nous avons pu choisir depuis le planning, le lot et la date de séjour, il reste à sélectionner le locataire.

 

La réservation est maintenant créée et restera à l’état d’option tant qu’aucun règlement ne lui sera affecté.

 

FIN