N’oubliez pas que l’aide en ligne est accessible simplement par le menu Assistance, Aide en ligne. Cette dernière vous permet de consulter les notes de versions pour voir les corrections et évolutions. De plus, vous avez accès à une base documentaire directement téléchargeable et à des procédures métiers.

2. Paramètrages par passerelle

Pour faciliter la gestion des paramètres sur les passerelles, il est maintenant possible d’appliquer une période de blocage, le choix de la visibilité des promotions ou une surcommission sur tout ou partie des lots publiés sur une passerelle.

Ce nouvel outil de paramétrage se trouve dans la partie « Paramétrages ».

Dans ce nouvel outil, vous pouvez sélectionner la passerelle dans la partie gauche de la fenêtre et le paramètre à appliquer dans la partie en haut à droite via les onglets. Le nombre de lots publiés sur la passerelle est indiqué en bas à droite.

A. périodes de blocages

La liste des périodes de blocages sur la passerelle sélectionnée est présentée avec les informations suivantes :

– Date de début

– Date de fin

– Nombre de lots impactés

– Date de création

1. Ajout d’une période de blocage

Au clic sur le bouton « Ajouter », un assistant vous aide dans la création d’une période de blocage. La création se déroule en deux étapes :

– Sélection des lots impactés

– Sélection des dates de début et de fin de la période

2. Modification d’une période de blocage

Après sélection d’une ligne dans la liste et au clic sur le bouton « Modifier », un assistant vous aide dans la modification d’une période de blocage. La modification est possible à deux niveaux :

– Sur les lots impactés

– Sur les dates de début et de fin de la période

3. Suppression d’une période de blocage

Après sélection d’une ligne dans la liste et au clic sur le bouton « Supprimer », le logiciel vous demande de confirmer votre action afin de supprimer la période concernée.

4. Voir les lots impactés par une période de blocage

Après sélection d’une ligne dans la liste et au clic sur le bouton « Détail lots », une fenêtre s’ouvre et présente la liste des lots impactés par la période de blocage concernée.

B. Visibilité promotions

Les nombres de lots avec les promotions cachées et visibles sont présentés sur la fenêtre. Trois actions sont disponibles pour modifier ce paramétrage :

– Bouton « rendre visible » : rend visible les promotions pour tous les lots pour lesquels elles étaient cachées

– Bouton « Cacher « : cache les promotions pour tous les lots pour lesquels elles étaient visibles

– Bouton « Modification par lots de la visibilité des promotions » : permet de sélectionner le paramètre pour chaque lot publié sur la passerelle sélectionnée

C. Surcommissions

La liste des surcommissions sur la passerelle sélectionnée est présentée avec les informations suivantes :

– Date de début

– Date de fin

– Taux

– Nombre de lots impactés

– Date de création

1. Ajout d’une surcommission

Au clic sur le bouton « Ajouter », un assistant vous aide dans la création d’une surcommission. La création se déroule en deux étapes :

– Sélection des lots impactés

– Sélection des dates de début et de fin d’applicabilité

– Sélection du taux (une aide permet de calculer le taux de surcommission à partir du taux de commission)

2. Modification d’une surcommission

Après sélection d’une ligne dans la liste et au clic sur le bouton « Modifier », un assistant vous aide dans la modification d’une surcommission. La modification est possible à trois niveaux :

– Sur les lots impactés

– Sur les dates de début et de fin d’applicabilité

– Sur le taux

3. Suppression d’une surcommission

Après sélection d’une ligne dans la liste et au clic sur le bouton « Supprimer », le logiciel vous demande de confirmer votre action afin de supprimer la surcommission concernée.

4. Voir les lots impactés par une surcommission

Après sélection d’une ligne dans la liste et au clic sur le bouton « Détail lots », une fenêtre s’ouvre et présente la liste des lots impactés par la surcommission concernée.

3. Pré-options

Pour vous aider dans la gestion des réservations loin dans le futur, il est possible d’identifier certaines options en pré-options dans certaines conditions afin de notamment faciliter leur suivi.

Le logiciel vous propose d’identifier une option comme une pré-option si :

– La date de début du séjour est dans plus de 180 jours par rapport à la date du jour

– Aucun tarif ne peut être calculé pour le séjour

A. Identifier une option en pré-option

Lors de la création manuelle d’un dossier si les conditions mentionnées ci-dessus sont respectées, la fenêtre suivante s’affiche :

Au clic sur le bouton « Oui », le logiciel va positionner la date d’expiration de l’option trente jours avant la date de début du séjour et activer le témoin pré-option.

Ce témoin peut être modifié manuellement. Si vous décochez la case « Pré-option » alors la date d’expiration sera positionnée en accord avec le délai d’expiration des options défini dans les paramétrages de l’agence.

A noter : vous pouvez identifier une option comme une pré-option puis renseigner un tarif manuellement ensuite sans que cela n’impacte le témoin d’identification « Pré-option ».

B. Suivi des pré-options

Une colonne a été ajoutée dans la liste des dossiers pour filtrer les dossiers sur les pré-options. Cette colonne est nommée « Pré. ».

C. Identifier les pré-options ayant un tarif calculable

L’ajout des tarifs dans les lots pour les périodes futures est en décalage par rapport à la création des pré-options, un assistant a été ajouté qui permet d’identifier parmi les pré-options celles pour lesquelles un tarif est calculable.

Cet assistant est accessible depuis la liste des dossiers dans la partie droite via le bouton « Pré-options ».

Au clic sur le bouton « Pré-options », une fenêtre s’ouvre et présente la liste des pré-options ayant un tarif calculable.

En double cliquant sur une ligne, le dossier concerné est ouvert. Pour calculer le tarif, il suffit de décocher la case « pré-option ».

Une fois le tarif calculé sur le dossier et lorsque vous fermez la fenêtre du dossier, la liste de l’assistant est mise à jour.

4. Suivi des propositions

Pour vous aider dans le suivi de vos propositions, il est maintenant possible de réaliser leur gestion en dehors des locataires.

Ce nouveau suivi se trouve dans la partie « Établissement ».

A. Liste des propositions

La partie principale du suivi des propositions est composée de la liste des propositions. Il est possible de filtrer la liste par agence et par date.

Depuis cette liste, il est possible de supprimer une ou plusieurs propositions.

B. tarification

Pour faciliter la lecture, les informations de tarification sont présentées sur la partie droite de la fenêtre. Les informations affichées correspondent à la proposition sélectionnée dans la liste.

C. Suivi commercial

Pour permettre le suivi commercial des propositions, trois informations peuvent être renseignées :

– Dernière relance : date de la dernière relance sur la proposition. Cette information est mise à jour automatiquement à chaque impression de la proposition.

– Relances : statut des relances sur la proposition. Indiquer « Clôturées » lorsque plus aucune relance n’est nécessaire sur la proposition.

– Lien dossier : Numéro de dossier lié à cette proposition. Vous pouvez renseigner cette information manuellement. Lorsqu’un numéro de dossier est renseigné, vous pouvez accéder au dossier en cliquant sur ce numéro.

Dans le cas où vous créez une option à partir d’une proposition, le logiciel renseigne automatiquement les informations suivantes :

– Statut relance à la valeur « Clôturées »

– Lien dossier avec le numéro du dossier créé à partir de la proposition

D. Locataire

Depuis cette zone vous pouvez accéder à la fiche du locataire ou du prospect indiqué sur la proposition sélectionnée.

5. Choix promotions sur dossier

Le choix d’une promotion sur un dossier ajouté manuellement ou existant a été amélioré via l’affichage de la liste des promotions applicables pour le dossier en question.

Cette fenêtre s’affiche avant le calcul de la tarification.

Les promotions présentées dans cette liste respectent les conditions suivantes :

– Promotions standards : la période de séjour doit être totalement incluse dans la période de validité de la promotion et la période de publication a commencé.

– « Early booking » : le premier jour du séjour inclus dans la période de validité de la promotion

– « Last minute » : le premier jour du séjour inclus dans la période de validité de la promotion et réservation effectuée x jours avant la date d’arrivée (paramétré dans la promotion)

Dans le cas où vous ne souhaitez pas appliquer de promotion, vous devez sélectionner « Aucune promotion ».

6. Promotions de type « Prix dégressif »

Un nouveau type de promotion a été ajouté dans la partie « Promotion ». Ce nouveau type vous permet de créer des promotions qui sont conditionnées sur la durée du séjour.

Vous pouvez proposer par exemple une promotion applicable uniquement pour les séjours de 3 à 4 semaines.

Ces promotions se renseignent dans les lots dans la partie « Promo & Aba. ». Lors de l’ajout ou de la modification d’une promotion, vous pouvez ajouter la condition sur la durée de séjour.

Ces promotions sont publiées sur internet via les flux standard et sont à disposition des webmasters et de certaines OTA.

7. Affinage gestion des lots

A. Type piscine

Un type de piscine peut être indiqué lorsqu’une piscine est présente sur un lot. Deux valeurs possibles :

– Individuelle

– Collective

Par défaut suite à la mise à jour, la valeur sélectionnée sera « Non défini ».

B. Literies par pièce

La literie de chaque pièce peut être indiquée lors de la création ou de la modification d’une pièce. L’ajout de la literie se réalise dans la fiche descriptive d’une pièce dans la partie « Couchages ».

1. Ajouter un type de literie

Au clic sur le bouton « Ajouter », la partie inférieure de la fenêtre s’active pour saisir les informations suivantes :

– Type de literie

– Quantité du type de literie

Concernant le type de literie, vous avez le choix parmi les choix suivants :

– Lit simple

– List jumeaux

– Lits superposés

– Lit double

– Lit double (queen size)

– Lit double (king size)

– Canapé lit (convertible)

Au clic sur le bouton « Valider », le type de literie et la quantité sont ajoutés dans la liste.

Le nombre de couchages est calculé automatiquement en fonction du type de literie et de la quantité.

2. Modifier un type de literie

Pour modifier un type de literie, vous devez le sélectionner dans la liste et puis cliquer sur le bouton « Modifier ». Vous pouvez ensuite modifier le type de literie, la quantité ou les deux.

3. Supprimer un type de literie

Pour supprimer un type de literie, vous devez le sélectionner dans la liste et puis cliquer sur le bouton « Supprimer ».

C. Stop-vente par tarif

Un stop-vente sur chaque tarif d’un lot peut être défini afin de déroger dans certains cas à la règle définie sur la saison.

Ce stop-vente spécifique se renseigne lors de l’ajout ou de la modification d’un tarif sur un lot.

A l’activation de l’option « Stop-vente », vous pouvez sélectionner une valeur entre 0 et 96h. Par défaut, la valeur présentée est celle définie sur la saison.

8. Aide à la publication internet

A. Aide générale

La vérification automatique qui était réalisée lors l’activation de l’option « Transféré sur internet » a été déplacée pour être réalisée lors de la sélection du premier prestataire dans l’onglet « Publication ».

Ce changement intervient car cela pose problème pour les agences qui possèdent des lots en cogestion sans commercialisation de leur part.

B. Aide pour Abritel

Une vérification spécifique est réalisée lors de la sélection du prestataire « Abritel ». Si une ou plusieurs informations sont manquantes sur le bien concerné, une fenêtre s’ouvre et précise la liste des informations manquantes.

Liste des vérifications effectuées :

Titre avec au moins 20 caractères
Description avec au moins 400 caractères
6 photos minimum
Présence nombre de chambres
Présence nombre de salles de bain/salles d’eau
Présence adresse
Présence code postal
Présence ville
Présence coordonnées géolocalisation

C. Aide pour Poplidays

Une vérification spécifique est réalisée lors de la sélection du prestataire « Poplidays ». Si une ou plusieurs informations sont manquantes sur le bien concerné, une fenêtre s’ouvre et précise la liste des informations manquantes.

Liste des vérifications effectuées :

Titre entre 9 et 70 caractères
Description avec au moins 500 caractères
7 photos minimum
Présence type de bien
Présence nombre de couchages
Présence nombre de chambres
Présence nombre de salles de bain (ajouter salle de bains et salle d’eau)
Présence superficie
Présence adresse
Présence code postal
Présence ville
Présence coordonnées de géolocalisation

9. Gestion obtention classement lot

A. Renseigner dernière date d’obtention du classement officiel

La dernière date d’obtention du classement officiel se renseigne dans la fiche d’un lot dans l’onglet « Général ».

Si vous changez la valeur du classement officiel alors la date du jour est automatiquement renseignée dans le champ dernière date d’obtention.

B. Suivi de l’expiration des classements officiels

À l’ouverture de SPI LS, le logiciel va vérifier l’ensemble des dates d’obtention de classement officiel pour identifier les lots dont le classement va expirer dans les quatre prochains mois. La liste des lots concernés est disponible via les « infos du jour » dans la rubrique nommée « Classement à renouveler ».

Au clic sur cette rubrique, la liste des lots avec une date d’obtention qui expire dans les quatre prochains mois est affichée.

10. Gestion des sur-réservations

Pour vous aider à réagir au plus vite dans les cas compliqués où une sur-réservation surviendrait, SPI LS analyse à chaque récupération des réservations faites en ligne si elles chevauchent ou non des réservations existantes.

Si une ou plusieurs sur-réservations sont détectées le logiciel affiche un « toast » puis une fenêtre s’ouvre sur l’ensemble des réservations ou options concernées.

Cette fenêtre présente une ligne par sur-réservation détectée et permet pour chaque élément :

– De le supprimer si c’est une option (la mention « dossier supprimé » apparait)

– De le modifier si c’est une réservation (les anciennes dates et nouvelles dates sont affichées)

Lorsque les changements nécessaires sont effectués, la ligne qui ne contient plus de doublons peut être supprimer de la liste. Cette action doit réalisée manuellement en cliquant sur le bouton « Retirer » pour éviter tout problème.

Dans le cas où vous souhaitez traiter plus tard ces sur-réservations, un ligne intitulée « Double réservations » dans la liste des « Infos du jour » vous permet d’afficher la fenêtre présentant la liste des sur-réservations.

11. Améliorations de fonctionnalités existantes

A. Lettrage écritures contre-passées

Lors de l’utilisation des fonctionnalités d’annulation d’écritures comptables et de modification d’écritures comptables, les écritures contre-passées et les écritures de contre-passation sont automatiquement lettrées par SPI LS pour faciliter la lecture des comptes.

B. Pointage complet rapprochement bancaire

Pour faciliter la gestion des rapprochements bancaires, une fonctionnalité pour pointer l’ensemble des lignes d’un rapprochement bancaire en une seule action a été ajoutée via un bouton « Tout pointer ».

C. CRG et règlement propriétaire

Pour faciliter l’envoi des informations financières aux propriétaires, l’ensemble des comptes propriétaires peuvent être traités depuis la fonctionnalité « Règlement des propriétaires ».

Sur la fenêtre « Règlement des propriétaires », il est possible de basculer d’un traitement des règlements propriétaires à un traitement des CRG.

Lorsque vous sélectionnez « Compte Rendu de Gestion », les boutons sur la partie droite de la fenêtre vous permettent d’imprimer des CRG et de les envoyer par email ou de les mettre à disposition sur l’espace propriétaire.

Un nouveau filtre est disponible sur cette fenêtre qui permet de filtrer les propriétaires qui ont un montant dû et ceux qui n’en ont pas.

Ces nouvelles fonctionnalités vous permettent de traiter l’ensemble des propriétaires depuis cette fonctionnalité :

Filtrer les propriétaires avec montant dû pour effectuer les règlements correspondants
Filtrer les propriétaires sans montant dû pour leur envoyer leur CRG

D. Commission sur assurance annulation facultative

Afin de répondre au mieux à différentes manières de fonctionner, un commissionnement sur l’assurance annulation facultative peut être ajouté et sera automatiquement traité par SPI LS en terme de ventilation comptable.

L’ajout d’un commissionnement sur l’assurance annulation facultative s’effectue dans les paramétrages de l’agence dans la partie « Assurance »

Au clic sur le bouton « Ajouter commission », une fenêtre s’ouvre qui vous permet de renseigner les informations de commissionnement.

On trouve 3 colonnes dans cette fenêtre :

– Sans commission : votre prix d’achat de l’assurance auprès de votre assureur

– Commission : montant de la commission que vous souhaitez ajouter

– Avec commission : votre prix de vente de l’assurance auprès de vos clients locataires

Le compte comptable est une information obligatoire et vous ne pourrez pas valider votre saisie sans l’avoir renseigné.

E. Duplication entrées/sorties

Lors de la duplication d’un lot, la duplication des entrées/sorties a été ajoutée.

F. Impression CRG sur exercice antérieure

L’impression d’un CRG sur un exercice comptable antérieure à celui ouvert est maintenant possible.

G. Sécurisation remise en banque

Pour éviter des erreurs dans votre comptabilité, un seul type de remise en banque peut être sélectionné lors de l’enregistrement en comptabilité.

12. Corrections

A. Règlement fournisseur en espèces

En cas de règlement d’un fournisseur en espèce, le compte crédité est le compte indiqué dans le journal de caisse et non le compte de banque 512.

B. Arrondi dans recherche de disponibilité

La recherche de disponibilité prend en compte le choix paramétré sur l’agence notamment si aucun arrondi n’est demandé.

C. Journaux par agence

L’édition « Journal général » prend en compte uniquement la comptabilité sélectionnée.

D. Répartition annulation sur dossier to

Dans le cas d’une annulation avec répartition sur un compte d’attente des montants à conserver, l’annulation comptable est réalisée sur le compte du locataire ou du TO/OTA en fonction de qui est facturé.

E. Comptes annexes sur CRG

Les écritures des comptes annexes apparaissent sur le CRG. Les écritures sont récupérées à partir du numéro de pièce.

F. Vérification planning pour annulation d’une annulation de dossier

Lors de l’annulation d’une annulation de dossier, la disponibilité de la période est vérifiée afin de créer une surréservation dans le cas où la période serait occupée entre temps par un ou plusieurs autres dossiers.

G. Pourcentage remise assistant abattement

Le champ de saisie du pourcentage de remise dans l’assistant d’abattement permet de renseigner un chiffre après la virgule.

H. Facturation prestation avec commissionnement

Lors de la facturation d’une prestation depuis la liste des lots, la ventilation comptable se fait correctement dans le cas où un commissionnement a été renseigné sur la prestation.

I. Prise en compte règle arrondi sur dossier avec TO

L’arrondi n’est pas appliqué lorsque le TO est paramétré avec l’option « Annuler l’arrondi ».

J. Gestion des animaux sur création manuelle d’un dossier

Lors de la création manuelle d’un dossier, une vérification est faite sur la gestion des animaux entre le lot et le locataire sélectionné. Dans le cas où il y a une incompatibilité, alors un message est affiché comme sur la fonctionnalité « Recherche de disponibilités ».

K. Déséquilibre CRG

Les acomptes sur honoraires ne sont plus affichés pour éviter de déséquilibrer les CRG.

AIDE EN LIGNE

1. Préambule