Sommaire
5. Encaissement multi dossiers
C. Comptabilité / CRG/ Règlements/Remboursements
7. Sécurisation comptable : pointe de trésorerie
14. Intervention et prestation
A. Commercialisation / Communication
15. Recherche de disponibilité
Préambule
Toute l’équipe Locations Saisonnières tenait à vous adresser son message de soutien, sachez que nous sommes à vos côtés pour vous accompagner dans ces moments difficiles, mais surtout pour réfléchir ensemble aux jours d’après.
Nous allons TOUS avoir besoin de se dépayser, de vivre des expériences sociales liées aux loisirs, la culture, la découverte de la nature et pour cela les voyageurs auront besoins de VOUS.
N’oubliez pas que l’aide en ligne est accessible simplement par le menu Assistance, Aide en ligne. Cette dernière vous permet de consulter les notes de versions pour voir les corrections et évolutions. De plus, vous avez accès à une base documentaire directement téléchargeable et à des procédures métiers.
N’oubliez pas aussi que depuis votre espace client vous avez accès à de nombreux Webinars gratuits pour vous former.
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Evolutions
Lots
Affichage :
Nous avons ajouté dans la liste des lots les colonnes suivantes :
- Date début blocage
- Date fin blocage
- Date résiliation
Passage de la zone destination de 20 à 50 caractères.
Fonctionnalité :
Déblocage
Une nouvelle fonctionnalité apparait avec le déblocage en « masse » depuis la liste des lots : 
Seuls les lots avec une date de fin de blocage <= à la date du jour peuvent être débloqués via ce bouton.
Vous pouvez si vous le souhaitez conserver commentaires et dates :
Archivage
Sécurisation de l’archivage d’un lot : si le compte de ce lot n’est pas soldé, archivage refusé.
Catégorie tarifaire
Possibilité donnée de garder l’historique de la tarification quand sélection d’une catégorie tarifaire.
Le but étant d’avoir dans la tarification l’année N-1 quand on saisit N.
Avoir propriétaire
La saisie d’un avoir propriétaire par un montant de facture négatif est repris en compta.
Gestion des dossiers
Généralité
Lors du passage d’un dossier de pré-option en option, la taxe de séjour est maintenant recalculée.
Nous avons aussi amélioré la récupération « numéro de téléphone » depuis TO/OTA car dans certains cas, les numéros n’étaient pas bien récupérés (indicatif mal positionné).
Gestion des encaissements
Comme vous avez déjà pu le constater, nous avons précédemment consolidé la gestion des encaissements (TO/LOC, LOC/TO) afin d’éviter des erreurs comptables et d’éviter de passer un temps conséquent pour les régularisations.
Dans cette version nous sommes allés plus loin.
Sur une option provenant d’un TO, lors de la saisie du premier règlement (une fois que vous avez cliqué sur le nom du locataire), vous avez le choix suivant :
Vous êtes d’avantage guidé afin de vous éviter des erreurs.
De plus, la fenêtre du choix de « qui » règle est tout le temps accessible sur les dossiers avec TO.
Encaissement multi dossiers
Nous avons ajouté des informations sur la fenêtre règlement multi dossiers.
Sont accessibles les dû locataires et TO (qui reprennent les informations des dossiers).
Un contrôle est fait aussi pour empêcher les erreurs lors de la sélection d’un dossier TO et d’un dossier locataire à régler en un même paiement multi dossiers : le reste dû calculé ne sera que la part locataire.
NOTA: si vous ne saisissez pas de numéro de pièce cette dernière sera renseignée avec le numéro de dossier et ce pour chaque ligne du règlement.
Co Gestion
Lors de la saisie d’une réservation cogestion en apporteur d’affaire, le montant de l’acompte théorique était à 0.
Maintenant, le calcul de l’acompte est fait comme pour une réservation classique.
De plus, le recalcule de l’assurance annulation est proposé, et la fenêtre de proposition d’intégration des prestations obligatoires ou auto-intégrées est affichée.
Comptabilité / CRG/ Règlements/Remboursements
Sécurisation comptable : pointe de trésorerie
Il nous a été demandé de sécurisé les mouvements possibles de la pointe, liés à des régularisations.
Et qui seraient susceptibles de faire bouger la Banque principale alors que les rapprochements bancaires seraient clôturés.
NOTA IMPORTANT : nous contrôlons les rapprochements de la banque principale de l’agence de l’utilisateur.
Nous avons lié ces contrôles aux rapprochements bancaires de la banque principale.
Ces contrôles sont liés à un droit utilisateur qui est activé par défaut pour ne pas perturber le fonctionnement actuel.
Cela signifie que nous avons des contrôles supplémentaires sur les dates de comptabilisation.
Dossiers
Gestion des règlements : dossier, Multidossiers, annulation, régularisation, trop perçu, moins perçu, clôture.
Ne pas pourvoir antidater en revenant sur des dates de saisie correspondant à des dates d’un rapprochement bancaire antérieur clôturé.
Encaissement divers
Ne pas pouvoir saisir d’écriture sur une période d’un rapprochement clôturé. En effet dans l’encaissement divers vous débitez la banque par le crédit du compte sélectionné. Si vous choisissez une date d’encaissement sur un mois dont le rapprochement bancaire est clôturé, cela sera refusé.
Remise en banque, Virement SEPA, règlements propriétaires, fournisseurs
La philosophie est la même qu’expliquée au-dessus : ne pas pouvoir anti daté la date comptabilisation sur une période de rapprochement clôturé.
Ecritures comptables
Attention : dans la cas où un utilisateur a plusieurs agences, c’est l’agence de préférence qui fait foi pour la récup du compte de banque.
Annulation d’écritures : Date du jour par défaut, et pas de possibilité de remonter sur la date de saisie si le rapprochement de Janvier est clôturé.
Modification d’écritures : Date du jour par défaut, et pas de possibilité de modifier sur la date de saisie si le rapprochement de Janvier est clôturé.
Nouvelle écriture : ne pas pouvoir mettre une date d’écriture sur des dates d’un rapprochement clôturé.
CRG
Les noms des locataires n’apparaissent plus les lignes d’honoraires et les lignes de prestations.
L’Edition en masse a été revue et optimisée. Revue aussi la mise en page pour plus de clarté.
Règlements
Propriétaires
Ajout des boutons pour tout sélectionner rapidement :
Nous avons aussi ajouté après l’édition un récapitulatif qui vous permettra de vous aider pour vos rapprochements bancaires.
Fournisseurs
Ajout d’un bouton « Compta » permettant d’accéder au détail du compte.
Ajout d’une case « Détail » pour l’édition des règlements fournisseurs pour avoir une édition avec plus de détail (réf contrat, dates, lot…).
Un saut de page apparaissait systématiquement entre chaque page quand un fournisseur a plusieurs pages. Saut de page inutile supprimé.
Saisie comptable
Ajout des cumuls lors de la saisie des écritures.
Remboursements locataires
Restitution caution : l’opération apparait maintenant dans les virements en attente SEPA le cas échéant.
Il est aussi affiché les données bancaires dans la liste.
Gestion SEPA
Le nom du fichier est horodaté partout.
Enrichissement des zones suivantes :
<InstrId></InstrId>
<EndToEndId></EndToEndId>
Afin de pouvoir identifier qui est concerné par le fichier :
– Virement propriétaire : avoir au moins le nom propriétaire et si un virement par lot la réf du lot et le nom du propriétaire.
– Virement fournisseur : avoir au moins la RS du fournisseur.
– Virement locataires : avoir au moins la réf du dossier résa (CT…) et si possible du lot.
Fiches Propriétaires/Locataires/Fournisseurs : Renforcement vérification IBAN/SWIFT.
Financier
Balance des mandats
Ajout et gestion de la case à cocher « Inclure les lots archivés ».
Calcul des acomptes sur dossiers clôturés et dossiers en apporteur d’affaire.
Calcul des acomptes sur exercices antérieurs.
Gestion des interventions
Dans le détail de l’intervention nous avons ajouté une notion de note clef :
La multiplication des créations d’interventions pourraient agrandir la liste, ainsi nous avons comme pour les dossiers mis en place une notion d’archive.
Vous retrouvez dans le lot, onglet suivi la liste des interventions liées au lot.
Vous pouvez en ajouter, supprimer, modifier.
NOTA: sur la suppression un contrôle supplémentaire est fait et vous indique si la prestation a été comptabilisée.
Toutes les manipulations des interventions à cet endroit seront répercutées sur la liste des interventions, agenda.
Intervention et prestation
Nous avons ajouté une gestion des interventions avec les prestations. Ainsi à l’ajout d’une prestation dans un dossier on pourra créer une intervention en automatique.
Les interventions associées à des prestations de type « Ménage » * se créeront automatiquement à la fin du séjour.
Pour les autres, elles se créeront au début du séjour.
*
NOTA IMPORTANT : l’intervention se créera au moment du passage du dossier d’option en réservation.
Autres évolutions
Commercialisation / Communication
Recherche de disponibilité
Ajout destination dans « recherche de dispo ».
Amélioration de l’affichage du planning en recherche de disponibilité : après un tri, lors du double clic, les couleurs de la partie gauche pouvaient changer ; ce n’est plus le cas.
Dossiers
Consolidation de la gestion minimum propriétaire : Alertes sur le montant minimum propriétaire configuré dans l’onglet proprio du lot.
En ajout manuel (depuis dossier> Nouveau) le montant minimum configuré dans l’onglet Propriétaire du lot n’était pas pris en compte. Idem pour remise : Il est aussi la gérer si ajout d’une remise au dossier et que cette dernière impacte le net propriétaire et fait qu’il serait en dessous du minimum configuré.
Tarification manuelle : lors de la création d’une tarification manuelle, le barème sélectionné par défaut est positionné sur celui du tarif de la période du dossier.
Communication
Gestion civilités pour couple de même sexe sur propriétaires et locataires.
Emails automatiques
Ajout du mail pour la caution via Swikly avec la gestion automatique du lien.
Nous avons ajouté aussi les éléments de caution pour le mail du retour contrat et rappel avant l’arrivée.
Caution_Heberg
Caution_Ménage
Caution_Heberge+Caution_Ménage
Ils sont accessibles en champ de fusion.
Emails depuis les dossiers
Comme vous le savez, vous pouviez sélectionner plusieurs documents dans les fenêtres d’éditions avec la touche CTRL du clavier.
En fonction du type de document, vous aviez soit un mail avec plusieurs pièces jointes, soit un mail par document, et le fonctionnement pouvait être différent si vous étiez sur la liste des dossiers ou sur un seul dossier.
En résumé pas très simple d’utilisation.
Vous avez maintenant deux petits boutons radios proposés :
|
|
Option ancien fonctionnement |
|
|
Option nouveau fonctionnement |
NOTA : cette option n’apparait qu’à partir du moment où vous sélectionnez plusieurs documents.
Depuis un dossier, c’est le nouveau fonctionnement qui est fait par défaut.
Pour résumer, vous pourrez donc enrichir vos communications en multipliant les documents joints et ainsi éviter de concevoir des documents complexes avec l’outil états et requêtes.
Propositions
Le temps de chargement de la liste des propositions a été optimisé.
Prestations
Dans la prestation « modèle », si on modifie la commission et/ou le compte commission, on peut dorénavant mettre à jour les lots concernés.
Suppression d’une prestation : suppression impossible si un dossier de réservation est lié.
S’il n’y a pas de dossier de réservation lié, un message avertissant qu’elles seront supprimées en auto sur les lots/fournisseurs est affiché… Il faudra alors saisir « OUI » pour éviter le mauvais clic.
Depuis un dossier, il n’est plus possible d’ajouter manuellement une prestation non créée précédemment dans le module des prestations.
Ajout de la possibilité de supprimer l’image d’une prestation :
Corrections
Dossiers
Un renforcement des contrôles a été fait si deux personnes différentes ouvrent en même temps le même dossier de réservation, (afin d’éviter que des informations soient doublées).
En sélection multi-agences, le net propriétaire pouvait ne pas être bon, idem pour le nom du propriétaire.
En modification du montant ou de la quantité d’une prestation dans un dossier de réservation, la répartition ne s’ajustait pas.
Infos du jour
Dossiers à clôturer : mise en conformité du nombre de lots affichés dans les infos du jour avec ce qui est affiché dans la liste des lots appelée lors du clic.
Classements à renouveler : la fenêtre s’ouvrait toujours sur l’agence de référence et non sur l’agence concernée.
Editeur d’état
La gestion du deuxième état internes qui renvoyait un message d’erreur a été corrigé.
Recherche de disponibilité
Suppression d’une remise depuis la grille de réservation (via le clic droit) : le montant du dossier n’était pas rafraichi dans la liste.
Vente directe
Vérification de l’existence des comptes comptables avant validation.
Messagerie
Lorsque l’on souhaitait transférer un mail contenant une PJ : le mail était reçu par le destinataire sans la pièce jointe.
De plus, lorsque l’on retourne sur le mail envoyé, en cliquant sur la PJ, un message d’erreur apparaissait. Tout cela a été corrigé.
Assurance
Sur-commissionnement de l’assurance annulation en % : la ventilation comptable a été reprise (le montant total de l’assurance sur le dossier quant à lui était bon et n’est donc pas impacté).