       L’archivage de lots ou dossiers.

Chemin d’accès :

         Selon l’action voulue, LOTS, DOSSIERS

 

1. Procédure

Vous avez la possibilité d’archiver vos lots non utilisés, ceux-ci ne seront pas supprimés et vous pourrez toujours les désarchiver si vous en récupérez la gestion.

Depuis la liste des lots, sélectionnez le ou les lots à archiver en utilisant l’outil, et cliquez sur le bouton ARCHIVER. L’assistant va procéder à l’archivage, après votre confirmation en tapant le mot OUI et continuer, un message de confirmation apparaitra.

 

 

L’archivage ne sera possible que pour de slots dont les comptes sont soldés.

  

 

Depuis le bouton « CONSULTER L’ARCHIVE », on accède à la liste des lots archivés de l’agence.

On pourra :

– Consulter le contenu d’un lot archivé

 

 

– Désarchiver le lot : il sera de nouveau actif dans la liste des lots, il faudra compléter les informations perdues

 

 

– Supprimer l’archive : pour supprimer définitivement le lot.

 

 

Votre licence d’utilisation SPI Location Saisonnière est liée au nombre de lots actifs qui a été défini lors de la commande du logiciel. La procédure d’archivage vous aide à rester dans le cadre de l’utilisation de cette licence.

 

Il est utile d’archiver vos dossiers clôturés des saisons précédentes, afin de n’avoir dans les listes, que les dossiers de la saison en cours.

Si des dossiers ne sont pas clôturés un message d’erreur apparaitra et l’archive n’aboutira pas.

Depuis la liste des dossiers, filtrez les dossiers clôturés et les dates souhaitées et cliquez sur le bouton « ARCHIVER », pour ouvrir l’assistant.

 

 

Partie gauche : le détail des réservations

Partie droite : des informations concernant les conditions d’archivage. (À lire)

 

Il suffit de cliquer sur « DEMARRER L’ARCHIVAGE ».

Après votre acceptation, un message de confirmation sera donné.

 

 

Le bouton « OUVRIR ARCHIVES » sera alors disponible pour voir la liste des dossiers archivés, avec les colonnes telles que solde, arrivée, départ …le détail de la réservation ne sera quant à lui, plus accessible.

La suppression de l’archive est définitive.

 

Depuis la liste des dossiers, filtrez les dossiers en état d’option et les dates souhaitées et cliquez sur le bouton « ARCHIVER », pour ouvrir l’assistant.

 

Partie gauche : le détail du dossier

Partie droite : des informations concernant les conditions d’archivage. (À lire)

 

Il suffit de cliquer sur « DEMARRER L’ARCHIVAGE ».

Après votre acceptation, un message de confirmation sera donné.

 

Tant que l’option est active, le planning est bloqué pour la période de référence. Le fait d’archiver le dossier d’option vous permet de conserver le dossier pour une éventuelle relance du locataire même sur la saison prochaine.

Cette action libèrera le planning pour la saisie d’un dossier mais laissera visuellement sur le planning la période réservée, vous pourrez néanmoins créer un dossier pour la période de référence, le logiciel considérera bien le lot comme disponible à la commercialisation.

a)             Planning du lot avant archivage

b)             Planning du lot après archivage

 

c)             Création d’un dossier

A la création, le logiciel nous propose bien la période référence comme disponible et créé un nouveau dossier

 

d)             Planning du  lot après la création du nouveau dossier

 

Le bouton « OUVRIR ARCHIVES » sera alors disponible pour voir la liste des dossiers archivés, avec les colonnes telles que solde, arrivée, départ …le détail de la réservation ne sera quant à lui, plus accessible.

La suppression de l’archive est définitive.

FIN