Cette procédure permet d’effectuer :
L’envoi des e-mails automatiques générés selon le paramétrage effectué dans l’onglet E-mails de l’Agence.
Chemin d’accès :
Module PARAMÉTRAGES, Bouton Agence, Onglet E mails.
- Procédure
On retrouve ici les e-mails automatiques, à savoir ceux qui sont créés suite à une action, et qui se trouvent dans le même onglet que les mails semi automatiques, qui eux sont créés par rapport à un rétro planning.
A. paramétrage
Vous pourrez effectuer le paramétrage dans le menu Paramétrage, Agence, Onglet Email, en cliquant sur le bouton « OUVRIR LE GESTIONNAIRE ».
Il suffit de cocher la case, dans notre exemple, « activer le mail de réception de règlement », pour que le module soit activé.
Toutes les modifications sont possibles, le texte, insertion d’images, logos ou autres.
L’insertion certains champs de fusion proposés dans la liste déroulante « champs ». Ceux qui ne sont pas proposés peuvent être tout de même intégré, à condition de connaître leur orthographe parfaite et les placer entre barre verticale, ex |Id REsa|. Pour les intégrer dans le corps du mail, vous devez placer le curseur à l’endroit souhaité, choisir le champ dans la liste et cliquer sur « insérer ».
Il suffira ensuite de cliquer sur « Enregistrer vos changements » pour finaliser l’action.
B. fonctionnement
A chaque mail correspond une action:
– Mail Réception de règlement Encaissement d’un règlement
– Mail Retour Contrat Case RC cochée sur onglet Général du dossier
– Mail Rappel Paiement Solde Selon le paramétrage fait dans la fiche Agence
– Mail Avis Prop Dossier Option transformé en réservation
– Mail AP Option Saisi d’un dossier en état d’option
– Mail Rég. Prop A chaque règlement propriétaire effectué.
– Mail Avis Prop Annul Option Bouton Supprimer sur un dossier Option
– Mail Avis Prop Annul Avec Assur Annulation d’une réservation assistant Assurance
– Mail Avis Prop Annul Sans Assur Annulation d’une réservation assistant sans Assurance
À chaque action, un e-mail instantané et pré rempli s’ouvrira, vous offrant la possibilité de l’envoyer ou pas.
C. exemple
L’action d’enregistrer un règlement a ouvert une fenêtre de mail avec les paramétrages de champs de fusion, de logo effectués en amont.
Il est possible à ce stade :
– Bouton Convertir en modèle : afin d’enregistrer le contenu de ce mail tel un modèle qui sera réutilisable par la suite (cf article Messagerie)
– Bouton Pièce Jointe : joindre une pièce qui se trouverait dans l’ordinateur
– Bouton Ajout PDF : joindre un document pdf stocké dans la fiche LOT, Onglet Suivi « Ajouter PDF »
– Bouton Annuler : ne pas envoyer le mail
– Bouton Envoyer : finaliser l’action en envoyant le mail à son destinataire
FIN