Cette procédure permet :
d’effectuer l’envoi des e-mails semi automatiques générés selon le paramétrage effectué.
Chemin d’accès :
Module PARAMÉTRAGE, Menu AGENCE, Onglet E mails
- Procédure de paramétrage
On retrouve ici les e-mails semi automatiques, à savoir ceux qui sont créés selon un rétro planning, et qui se trouvent dans le même onglet que les mails automatiques, qui eux sont créés suite à une action. Le logiciel créé les e mails en respectant le paramétrage de délai effectué dans la fiche Agence.
Une fois le paramétrage effectué, le logiciel va créer les e mails et les stocker dans le module Accueil, menu E mail Auto avec un rappel dans les infos du jour pour la quantité d’e mails à envoyer.
L’utilisateur devra finaliser l’opération.
Il existe deux façons de procéder, il faudra le faire pour chaque agence s’il y en a plusieurs.
A. tout créer et envoyer automatiquement
Première possibilité.
Il faut cliquer sur le bouton TOUT CRÉER ET ENVOYER AUTOMATIQUEMENT, à partir de chaque onglet.
Le logiciel va alors récupérer l’email type, renseigné dans les paramétrages Agence, le placer dans la partie droite de la fenêtre et va procéder automatiquement à l’envoi pour TOUS les interlocuteurs liés à l’onglet sélectionné (soit Rappel solde, soit Rappel arrivées ou soit Expiration Options).
Il faudra réitérer l’opération pour chaque onglet séparément (Rappel solde puis Rappel arrivées puis Expiration Options).
1. avantage et inconvénient
Cette formule est intéressante car l’action est rapide.
Néanmoins, elle ne permet pas de contrôle individuel ni de possibilité d’adaptation du contenu pour chaque interlocuteur.
B. créer mail
Deuxième possibilité.
Il faut cliquer sur le bouton CRÉER MAIL.
Le logiciel va alors récupérer la matrice d’email type, renseigné dans les paramétrages Agence, la placer dans la partie droite de la fenêtre pour la personne sélectionnée. Il restera ensuite à cliquer sur ENVOYER afin de faire partir la relance.
1. avantage et inconvénient
Cette formule est intéressante car elle permet d’adapter individuellement le contenu du mail envoyé.
Néanmoins, il faudra répéter l’opération autant de fois qu’il y a d’interlocuteurs et de type de mails.
Particularité de l’email « Après départ »
Vous avez une période de 14 jours pour envoyer ces emails avant qu’ils ne soient supprimés de la liste.
Ci-dessous un exemple si vous paramétrez 7 jours après le départ du locataire :
– À la date du 31/01/2020, la liste présente les emails pour les dossiers dont la date de fin est comprise entre le 24/01/2020 et 10/01/2020.
– À la date du 10/02/2020, la liste présente les emails pour les dossiers dont la date de fin est comprise entre le 03/02/2020 et 20/01/2020.
FIN