Table des matières
A. Gestion des utilisateurs sur fiche Lot
C. Gestion des encaissements ANCV
6. Les contrôles et informations
H. Interventions automatiques liées aux prestations
I. Interventions envoie par email
J. Gestion Passerelle information importante
C. Suppression des prestations
F. Récupération des réservations internet et gestions des sur commissions
G. Extra comptable Dossier gestion TO/OTA
Préambule
N’oubliez pas que l’aide en ligne est accessible simplement par le menu Assistance, Aide en ligne. Cette dernière vous permet de consulter les notes de versions pour voir les corrections et évolutions. De plus, vous avez accès à une base documentaire directement téléchargeable et à des procédures métiers.
N’oubliez pas aussi que depuis votre espace client vous avez accès à de nombreux Webinars gratuits pour vous former.
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Evolutions
Gestion des utilisateurs sur fiche Lot
Dans le cadre des grosses bases de données, nous avons optimisé la gestion des utilisateurs sur les lots, afin que ne remonte que les utilisateurs associés à l’agence ou au dossier comptable.
Vente directe
Vous nous avez demandé de pouvoir rééditer des factures faites » au comptoir », nous avons ainsi revue la fenêtre de saisie des ventes directes.
Cette dernière vous permet d’effectuer une recherche rapide pour retrouver votre facture. Attention on parle ici de facture aux voyageurs.
Sachez que nous avons prévu un archivage au bout de 14 mois afin que les PDF inutiles arrivent dans le « Nettoyeur ».
Gestion des encaissements ANCV
Comme beaucoup d’entre vous l’ont demandé, nous l’avons fait.
Maintenant quand vous éditez une remise, vous avez le détail mais une seule écriture en banque avec une autre écriture si vous avez saisie correctement le réglage de commission.
Ci dessus l’extrait du journal de banque.
Signature électronique
Comme vous le savez nous avons changé de gestionnaire technique pour la signature électronique, ainsi nous nous appuyons sur la plateforme YouSign.
Dans le fonctionnement le contexte reste exactement le même, des documents imprimables avec signatures depuis le contexte des dossiers et des lots mais le fonctionnement des contrôles de sécurité est différent. Ainsi le signataire « voyageur » ou « propriétaire » aura une double authentification : le mail envoyé avec le lien vers la signature électronique et au moment de signer sera envoyé un code par SMS.
D’OU L’IMPORTANCE DE SAISIR CORRECTEMENT LES COORDONNEES DE VOS INTERLOCUTEURS.
Pour l’agence il y a aussi cette double authentification. Cette dernière se fait uniquement par Email, ainsi le code de vérification est envoyé par mail.
C’est pourquoi l’interface d’envoie en signature a changé afin de vous permettre un contrôle sur le téléphone.
Vous avez aussi la possibilité d’ajouter le paraphe ; cette dernière se positionnera automatiquement sur chaque page.
Rappel important :
Le paraphe n’a aucune valeur juridique.
Si le document est signé électroniquement l’ensemble du document est considéré comme validé qu’il fasse une page ou cinq cents pages.
Le document doit arriver sur la plate forme et en repartir dans le même état pour être conforme juridiquement.
C’est à dire qu’on ne peut pas avoir de boite à cocher, ou des éléments qui changent d’état.
Tarification hôtelière
Vous le savez tous, la flexibilité est une des clés de votre réussite, ainsi pour pouvoir à la fois préserver vos honoraires, offrir toujours plus de souplesse aux voyageurs et assurer des revenus à vos propriétaires vous devez pouvoir adapter votre stratégie tarifaire.
C’est pourquoi nous avons conçus ce module pour vous aider à concevoir cette stratégie, afin d’ouvrir d’avantage vos plannings tout en préservant vos honoraires.
Attention, cela veut dire aussi que l’on peut concevoir des choses très complexes.
C’est pourquoi il faut se poser les bonnes questions dès le début.
- Vais-je mixer des tarifs semainiers et des tarifs hôteliers?
- Vais-je avoir des tarifs différents entre les jours de la semaine et les Week end?
- Vais-je avoir besoin de tarifs évènementiels?
- …..
N’oubliez pas aussi de vous connecter sur l’espace client pour voir des vidéos sur le sujet.
Attention un changement de paramètre général (Agence, Saisons, Catégorie …) pourrait engendrer un recalcul de tous les tarifs de vos lots et donc en fonction de votre portefeuille cela peut prendre du temps.
Information : dès la première ouverture du logiciel avec la nouvelle version l’ensemble des tarifs seront recalculés, il faudra donc être patient. Cela se fera uniquement sur la première ouverture avec la nouvelle version.
Création saison
Cette dernière est nécessaire pour définir le stop vente et le nombre de jours minimums.
NOTA IMPORTANT :
Les saisons créées ici ne servent qu’à gérer le stop vente et la durée minimum du séjour. Attention les saisons créées seront valides pour l’ensemble des logements.
Ainsi tous les logements seront susceptibles d’avoir une configuration de tarifs type hôtelier.
Vous décidez de la configurer ou non.
Cela veut dire que vous pouvez avoir plusieurs saisons de différents types avec des réglages différents.
C’est bel et bien le réglage le plus strict qui sera pris en charge.
Catégorie tarifaire
Vous avez la possibilité de créer une tarification type hôtelière depuis les catégories.
Lot
La saisie
Gestion d’une tarification via planning
Pour votre première création (qui devra se faire sur la ligne « Tarif 1 ») nous vous conseillons d’adapter l’écran afin d’être sur une courte période.
En effet nous avons prévu des éléments, de navigation, de positionnement qui doivent vous aider dans la saisie.
La philosophie reste la même que dans la création de saison, il faut qu’il y ait une continuité au niveau des dates.
Saisie d’un tarif suivant trois modalités :
- Tarif pour une nuit
- Tarif pour un séjour : arrivée à la date de début et départ à la date de fin du séjour
- Tarif pour un évènement : tarif fixe quelque soit le jour d’arrivé ou de de départ sur les bornes définies
Astuces :
Servez-vous de la duplication de séquence pour une création rapide de ligne de référence.
Lorsque que vous préparerez votre planning, faite le sur un petit intervalle dans un premier temps et vérifier à l’aide du simulateur si le résultat attendu correspond à votre besoin.Vous pourrez ensuite dupliquer cet intervalle.
Les règles de gestions
Prérequis
Vous devez absolument saisir la ligne « Tarif 1 » en configuration nuitée. D’ailleurs seuls les tarifs nuitées sont acceptés sur cette ligne.
Premier cas sur : une même période vous avez de la tarification semainière et hôtelière
Si le séjour est inférieur à 7 jours on prendra la tarification Hôtelière paramétrée sur la période.
Si le séjour est supérieur à 7 jours on prendra la tarification semainière paramétrée sur la période.
Si pas de tarifs semainiers c’est bien sûr le tarif hôtelier qui sera le référent.
Deuxièmes cas gestion du tarif évènementiel
Ce dernier doit se situer sur une ligne « Tarif » à part entière, et il ne doit pas y avoir d’autres tarifs sur la période configurée.
Ce tarif est UNIQUE quelque soit la longueur du séjour sur la période configurée.
Ici dans l’exemple mon tarif est configuré du 19/02/2022 au 13/03/2022, à un coût de 3000 €.
Si je viens du 19/02 au 13/03 je vais payer 3000 €.
Si je viens du 23/02 au 13/03 je vais aussi payer 3000 €.
Si je viens du 19/02 au 23/02 je vais aussi payer 3000 €.
Troisième cas, j’ai un tarif pour un séjours spécifique (Prix fixe pour période fixe)
Ce tarif (ici de 1020 €) s’applique uniquement si la longueur du séjour est égale à la longueur du tarif configuré en ligne « Tarif 2 ».
Ce dernier est configuré du 18/06/2022 au 07/07/2022.
Donc si mon séjour est du 18/06/2022 ou 07/07/2022 je payerai 1020 €.
Si mon séjour est du 18/06/2022 au 13/07/2022 je payerai 1035 € (90*4) +(75*9).
Si mon séjour est du 18/06/2022 au 05/07/2022 soit pour 17 jours la tarification est impossible car sur la ligne « Tarif 1 » je n’ai plus rien de configuré au delà du 04/07/2022.
Les contrôles et informations
Il faudra enregistrer la tarification dans l’écran de saisie ( via le bouton “Enregistrer la tarification”) mais aussi valider l’enregistrement de la fiche LOT pour lancer le calcul des LOS.
- Si vous n’avez pas saisie de saison type hôtelière, au moment de l’ouverture de l’écran vous allez avoir un avertissement.
- S’il y a des chevauchements qui ne respectent pas les règles de gestion ou qui empêchent les calculs de tarifs, vous serez informés. Attention s’il y a des erreurs la tarification ne peut pas s’enregistrer. (cf capture ci dessous).
Ici on ne respecte pas les règles de gestion à savoir sur une même période nous avons à la fois une tarification évènementielle et une tarification nuitée.
Les outils
Possibilité de copier les tarifications hôtelières d’un lot à l’autre ou de le gérer aussi depuis les catégories tarifaires.
Le simulateur vous permet aussi de vous assurer que votre tarification est correcte.
Le bouton « supprimer » possède de multiples fonctions, ces dernières s’adaptent à la sélection que vous avez faite sur l’écran.
Planning Général
- Vision du planning de 1 à 12 mois maximum à partir de la date du jour ou suivant un intervalle de date libre
- Indicateur sur le nombre d’état des réservations
- Filtrage divers avec une option sur les lots actifs.
Définition d’un lot actif :
– lot non bloqué
– cas du lot bloqué le champs date « bloqué jusqu’au » < Date du Jour
– Tarif définit sur une saison >= Date du jour
– Tarif Hôtelier : planification existante >= Date du jour
– Date de fin de « échéance mandat » >= Date du jour
NOTA IMPORTANT : à l’arrivée sur l’écran le filtre est déjà actif sur l’agence configurée dans les paramétrages utilisateurs.
Si vous êtes sur de gros portefeuilles au delà de 100 lots, il faudra agir sur les filtres afin de limiter l’affichage du nombre de lots et continuer à avoir des performances optimales.
Si non, il faudra accepter d’avoir un affichage qui ne soit pas instantané.
Information bulle au survol sur la réservation et sur le lot.
Possibilité de réaliser des réservations locataire et propriétaire.
Règles de gestions :
- Si le logiciel n’arrive pas à calculer de tarifs, il vous informe et la réservation locataire est impossible
- Pour des séjours > à 28 jours, il vous sera demandé de choisir la base tarifaire (Semaine, hôtellerie, etc..)
Gestion des listes
Nous avons enrichi les paramétrages des listes en vous permettant de les modifier en masse sur vos lots.
Ici on va remplacer l’exposition « Sud-Ouest » par « Sud Ouest » sur l’ensemble des lots de la base de données !
Interventions automatiques liées aux prestations
Comme vous le savez tous, dans la dernière version vous pouviez créer des interventions en automatique quand ces dernières sont liées à des prestations dans des dossiers.
Afin de consolider la fonctionnalité, nous avons renforcé les contrôles.
Ici nous constatons que le dossier n’est plus sélectionnable (grisé). De plus si vous décidez de changer le fournisseur de l’intervention, ce changement sera aussi fait dans le dossier de façon que comptablement à la clôture les sommes soient ventilées sur les bons comptes.
Interventions envoie par email
Vous avez maintenant la possibilité d’envoyer un mail avec plusieurs bons d’interventions au même fournisseur.
Gestion Passerelle information importante
Nous avons entamé depuis des mois une refonte complète de notre API pour permettre aux tiers commercialisant pour vous de mieux gérer les informations que vous paramétrez dans le logiciel.
Il convient donc maintenant de votre coté d’effectuer un paramétrage selon les conditions de vente que vous avez conclus avec le dit tiers.
Attention cela ne vaut que pour les utilisateurs de notre API, ainsi Abritel, AirBnB et Booking ne sont pas concernés
En fonction des accords, vous êtes capables de dire si vous cachez ou non les Frais de dossiers et l’assurance annulation.
“Cacher” signifiant qu’ils ne sont pas envoyés à la plateforme qui les gère de son côté.
Pour cela il faut aller dans paramétrages – passerelles :
Une nouvelle passerelle
Nous avons le plaisir de vous annoncer un nouveau canal de diffusion avec la plateforme Evrovilla.
Ce portail est la première pierre de l’édifice beaucoup plus ambitieux de création avec vous d’un portail des professionnels de Locations Saisonnières.
Nous avons déjà sondé quelques uns d’entre vous, sur ce projet, les retours plus que positifs nous poussent à aller plus loin.
C’est pourquoi vous allez bientôt être tous invités à découvrir ce projet.
Corrections
Encodage objet de mail
À la suite du problème rencontré spécifiquement sur les connexions Orange, nous avons corrigé un effet de bord sur les encodages des sujets de mails modèles.
Code Promo
Nous avons corrigé la prise en compte du code promo sur les réservations lorsque ce dernier n’est pas affecté à un lot ou un locataire.
Suppression des prestations
Nous avons corrigé la suppression de prestation depuis la liste des prestations.
Fiche agence : assureurs
Il était impossible de revenir sur un autre assureur un choix que vous aviez coché « Autres assureurs ».
Gestion des états
Nous avons interdit la saisie de caractères spéciaux dans le nom des états.
Récupération des réservations internet et gestions des sur commissions
Dans certains cas de figure très rare ou il y avait récupération multiple de réservations le calcul de la surcom sur certains dossiers était erroné.
Nous l’avons corrigé.
Extra comptable Dossier gestion TO/OTA
Nous avons corrigé l’affichage de l’extra comptable au niveau du dossier (affichage onglet tarification du dossier).
En effet, les informations pouvaient être erronées dans la gestion du trop perçu.