Présentation Version 1.7.557 – SPI LS

          

 

1.            Préambule

N’oubliez pas que l’aide en ligne est accessible simplement par le menu Assistance, Aide en ligne. Cette dernière vous permet de consulter les notes de versions pour voir les corrections et évolutions. De plus, vous avez accès à une base documentaire directement téléchargeable et à des procédures métiers.

 

 

 

2.            Caution ménage

Il est possible de renseigner le montant d’une caution ménage sur les lots dans la partie « Tarification ».

 

 

 

Le montant de la caution ménage renseigné dans le lot est repris dans la partie « Tarification » des dossiers lors de leur création.

 

 

Dans le cas où vous souhaiteriez appliquer un autre montant de caution ménage pour un dossier, vous pouvez modifier le montant dans le champ de saisie. Pour que cette modification soit prise en compte, il faut rafraîchir le calcul de la tarification via le bouton         .

 

Si vous ne souhaitez encaisser qu’une des deux cautions, il vous suffit d’indiquer un montant nul dans le champ de saisie de la caution qui ne vous intéresse pas.

 

Lors de la saisie d’un règlement, l’option « Encaisser la caution avec ce règlement » vous proposer un montant de caution équivalent à la somme de la caution hébergement et de la caution ménage.

 

 

 

Envoi des informations à vos partenaires

Vos partenaires trouveront dans les informations qu’ils peuvent récupérer de SPI LS le détail des deux cautions présentes sur les lots, à savoir, un montant pour la caution hébergement et un montant pour la caution ménage.

 

3.            Export comptable pour logiciel Quadratus

Un nouvel export comptable à destination du logiciel Quadratus est maintenant disponible dans le menu « Base de données » de la partie « Comptabilité ».

 

 

Correspondance entre SPI LS et Quadratus

 

Avant de pouvoir réaliser le premier export, vous devez renseigner la correspondance des comptes SPI LS avec les comptes Quadratus.

 

 

Sur cette fenêtre, vous avez deux possibilités pour renseigner un numéro de compte Quadratus :

 1. sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton « Modifier numéro Quadra »

2. via un double-clic sur une ligne

Pour ces deux actions, la fenêtre suivante s’affiche pour vous permettre de renseigner le numéro de compte :

 

 

 

Pour vous aider dans ce travail de correspondance, vous pouvez utiliser la fonction « Auto-mapping des comptes affichés » qui permet de créer les numéros des comptes Quadratus à partir des numéros de compte SPI LS selon les règles suivantes :

 

• Numéro de compte SPI LS supérieur à 12 caractères :

 

 

• Numéro de compte SPI LS entre 9 et 11 caractères :

 

           

 

• Numéro de compte SPI LS égal à 8 caractères : utilisation du numéro de compte SPI LS pour le numéro de compte Quadratus

 

• Numéro de compte SPI LS inférieur à 8 caractères :

 

               

 

 

Dans le cas où des comptes sont ajoutés entre deux exports, utiliser le bouton « Rafraîchir » pour les voir apparaitre dans la liste des comptes disponibles.

Paramétrage export

 

 

Vous avez la possibilité de paramétrer votre export selon plusieurs options. Ci-dessous des précisions sur les deux premières options :

 

• « Uniquement les lignes qui n’ont pas déjà été mémorisées comme exportées » : permet de limiter votre export à la nouvelle activité comptable depuis le dernier export pour lequel vous avez utilisé l’option « Mémoriser les lignes exportées ».

 

• « Mémoriser les lignes exportées » : permet d’utiliser l’option « Uniquement les lignes qui n’ont pas déjà été mémorisées comme exportées  »

 

Un historique des exports est proposé sur la partie droite de la fenêtre. Pour chaque export, vous pouvez récupérer le fichier correspondant en réalisant un clic-droit sur une ligne puis « Enregistrer le fichier » dans le menu ouvert.

 

4.            Nouveaux emails automatiques

Quatre nouveaux emails automatiques ont été ajoutés dans la « gestion des emails automatiques » (voir paramétrages agence).

A.            Avis propriétaires d’annulation d’option

 

B.            Avis propriétaire d’annulation de dossier avec assurance

C.            Avis propriétaire d’annulation de dossier sans assurance

 

D.            Retour sur le séjour du locataire après son départ

 

Vous pouvez configurer le nombre de jours après la date de fin du séjour pour définir à quel moment vous souhaitez que cet émail soit envoyé (option « Jours après départ »).

Les emails à envoyer se trouvent dans l’onglet « Après départ » de la partie « Email Auto ».

 

 

Vous avez une période de 14 jours pour envoyer ces emails avant qu’ils ne soient supprimés de la liste.

 

Ci-dessous un exemple si vous paramétrez  7 jours après le départ du locataire :
 

• À la date du 31/01/2020, la liste présente les emails pour les dossiers dont la date de fin est comprise entre le 24/01/2020 et 10/01/2020.
   
• À la date du 10/02/2020, la liste présente les emails pour les dossiers dont la date de fin est comprise entre le 03/02/2020 et 20/01/2020.

 

 

5.            Remboursements locataires via virements SEPA

Vous avez la possibilité de créer des fichiers SEPA à partir de plusieurs virements bancaires à réaliser pour rembourser des locataires.

 

1. Paramétrage

 

Afin de pouvoir identifier les virements que vous souhaitez intégrer dans un fichier SEPA, il faut paramétrer un nouveau type de règlement qui sera utilisé pour les virements SEPA de remboursement.

 

Nous préconisons d’appeler ce type de règlement « Virement bancaire SEPA » et d’utiliser le compte de racine 520 (compte instrument de trésorerie) qui sert de compte d’attente. Les mouvements comptables vers le compte de banque seront automatiquement générés lors de la création du fichier SEPA.

Dans la fenêtre « Type de règlement », vous devez cocher la case « Type à utiliser pour les virements SEPA de remboursement » pour configurer l’utilisation pour les virements SEPA de remboursement

 

 

Le type de règlement utilisé pour les virements SEPA de remboursement ne peut pas être associé au compte de banque de racine 512, un message d’erreur apparaitra dans le cas contraire.

 

 

2. Renseigner les coordonnées bancaires du locataire

 

Afin de pouvoir utiliser le type de règlement utilisé pour les virements SEPA de remboursement, vous devez avoir renseigné les coordonnées bancaires du ou des locataires concernés dans leur fiche.

 

 

3. Identifier un virement SEPA pour un remboursement locataire

 

Dans les assistants d’annulation ou de trop-perçu, lorsque vous êtes sur la fenêtre de saisie d’un règlement pour effectuer un remboursement à un locataire, vous devez sélectionner le type de règlement utilisé pour les virements SEPA de remboursement afin que le règlement soit identifié comme à traiter via SEPA.

 

 

 

4. Création du fichier SEPA

 

Vous retrouverez le virement en question dans la liste des virements SEPA en attente dans la fonction « Virements SEPA » de la partie « Financier ».

 

Pour créer le fichier SEPA, vous devez sélectionner un ou plusieurs virements en attente puis cliquer sur le bouton « Créer fichier SEPA », un assistant de création vous guidera dans votre démarche.

 

 

Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir plusieurs options :

 – Transfert en comptabilité : les virements seront traités en comptabilité avec la création des mouvements correspondants vers le compte de banque. Si cette option n’est pas sélectionnée, le ou les virements concernés seront toujours visibles dans la liste des virements en attente.

 – Global : regroupe l’ensemble des virements en un seul virement du montant global

– Détails bénéficiaires : conserve le détail de chaque virement

 

Au clic sur le bouton « Valider », une fenêtre de l’explorateur Windows s’ouvre présentant le dossier sélectionné pour l’enregistrement du fichier SEPA.

 

Un historique des virements SEPA traités est disponible dans l’onglet « Archives » dans la fenêtre « Virements SEPA ».

 

 

Les virements présents dans cette fenêtre ont traités :

 – traités dans un fichier SEPA avec une prise en compte comptable

 – supprimer de la liste des virements en attente (ils apparaissent en haut de la liste et n’ont pas de date d’écriture renseignée). Ils peuvent être replacés dans la liste des virements en attente en réalisant un clic-droit sur une ligne puis « Rétablir » dans le menu ouvert.

 

6.            Règles arrondi taxe de séjour

Vous avez la possibilité de choisir la règle d’arrondi appliquée au montant par personne et par jour utilisée dans le calcul de la taxe de séjour pour les lots sans classement.  Ce choix se réalise au niveau de la configuration de la taxe de séjour par commune dans l’onglet « Tarification » de la partie « Agences ».

 

 

Cet arrondi se fait au niveau des centimes et est  appliqué de trois manières différentes :

 

• Arrondi supérieur : on arrondi le montant au centime supérieur sauf si le montant avec centimes est exact

 

Exemples 

Montant calculé	Montant arrondi
1,829111 €	1,83 €
1,821222 €	1,83 €
1.993333 €	2,00 €
1,990000 €	1,99 €

 

• Arrondi inférieur : on tronque le montant au niveau des centimes.

 

Exemples 

Montant calculé	Montant arrondi
1,829111 €	1,82 €
1,821222 €	1,82 €
1.993333 €	1.99 €
1,990000 €	1,99 €

 

• Arrondi au plus proche :
  • Si le troisième chiffre après la virgule est supérieur ou égal à 5 alors on arrondi au centime supérieur
  • Si le troisième chiffre après la virgule est strictement inférieur à 5 alors on tronque le montant aux centimes

 

Exemples 

Montant calculé	Montant arrondi
1,829111 €	1,83 €
1,825222 €	1,83 €
1,824222 €	1.83 €
1,990000 €	1,99 €

 

 

 

7.            Corrections

A.            Eléments de conforts

L’erreur lors de la sélection d’un élément de confort contenant une apostrophe a été corrigée.

B.            Promotions sur base de calcul « net locataire »

L’option qui permet de recalculer la tarification à partir du prix hébergement modifié fonctionne pour les agences en base de calcul « net locataire » et pour :

 – une recherche de disponibilités

 – une remontée de réservations Web

C.            Règlements fournisseurs

Dans l’assistant « Règlements fournisseurs », si on sélectionne un type de règlement autre que virement alors la création d’un fichier SEPA n’est plus proposée.

D.            Catégorie tarifaire dans un lot

Lors de la sélection d’une catégorie tarifaire dans un lot, la durée minimale renseignée dans la catégorie tarifaire sera bien reprise.

E.             Type de règlement espèce

Les remboursements d’espèces sont bien pris sur le compte mentionnée dans le type de règlement espèce (caisse) et non sur le compte de banque.

F.             Solde sur rapprochement bancaire

Le solde a été repositionné au début du document de rapprochement bancaire.

G.            Récupération réservation web

Un mécanisme de sécurisation a été mis en place sur les interactions entre la récupération des réservations Web et les transferts internet.

H.            Lettrage automatique règlement propriétaire et fournisseur

Le lettrage automatique ne sera plus proposé de façon erronée si l’option « Uniquement les écritures non lettrées » n’est pas sélectionnée dans les assistants de règlements propriétaire et fournisseur