Présentation de la version 1.8 de SPI LS

 

1.            Préambule

N’oubliez pas que l’aide en ligne est accessible simplement par le menu Assistance, Aide en ligne. Cette dernière vous permet de consulter les notes de versions pour voir les corrections et évolutions. De plus, vous avez accès à une base documentaire directement téléchargeable et à des procédures métiers.

 

 

 

2.            Choix base de calcul pour taxe de séjour

Le choix de la base de calcul pour la taxe de séjour s’effectue à deux niveaux :

• Au niveau agence
• Au niveau des TO/OTA

 

Cinq bases de calcul différentes sont disponibles :

• Net propriétaire
• Brut propriétaire
• Coût hébergement
• Net locataire arrondi
• Montant le plus petit entre coût hébergement et le net locataire arrondi

 

Dans les versions précédentes de SPI LS, la base de calcul de la taxe de séjour était le montant le plus petit entre coût hébergement et net locataire arrondi. Pour ne pas impacter votre activité, lorsque vous aurez effectué la mise à jour, ce choix de base de calcul sera sélectionné et vous pourrez le changer si besoin.

 

A.            Choix base de calcul niveau agence

La base de calcul de la taxe de séjour au niveau agence se réalise dans l’onglet « Tarification » des paramétrages de l’agence.

 

 

B.            Choix base de calcul niveau TO/OTA

La base de calcul de la taxe de séjour au niveau agence se réalise dans l’onglet « Général » de la fiche d’un TO.

Il faut sélectionner l’option « Utiliser une base de calcul spécifique » pour ensuite pour sélectionner une des bases de calcul disponibles.

 

 

 

– IMPORTANT –

C.            Astuce

Si vous changez la base de calcul de la taxe de séjour et que vous souhaitez mettre à jour le montant de la taxe de séjour dans un dossier suite à ce changement, il vous suffit d’ouvrir la fiche d’un occupant et de cliquer sur le bouton valider pour que le montant s’actualise.

3.            Sécurisation comptabilité SPI LS

La partie comptabilité de SPI LS a été sécurisée au niveau de la saisie d’écritures dans un journal. Cette sécurisation a entrainé la refonte de trois fonctionnalités :

• Ajout d’écritures comptables
• Modification d’écritures comptables
• Annulation d’écritures comptables

 

A.            Ajout d’écritures comptables

L’ajout d’écritures comptables ne peut plus être réalisée directement dans le tableau présentant le journal. Vous devez utiliser le bouton « Nouvelle écriture ».

 

 

Au clic sur ce bouton, une fenêtre s’affiche qui vous permet de saisir votre écriture comptable.

 

 

Lorsque la saisie de votre écriture est terminée, elle est ajoutée dans le journal concerné au clic sur le bouton « Valider ». L’enregistrement de l’écriture n’est possible que si elle est équilibrée, le montant total au débit doit être égal au montant total au crédit. 

 

Le bouton « Raccourcis » vous présente l’ensemble des raccourcis clavier disponible sur cette fenêtre pour accélérer votre saisie.

B.            Modification d’écritures comptables

La modification d’écritures comptables ne peut plus être réalisée directement dans le tableau présentant le journal. Vous devez sélectionner une des lignes de l’écriture comptable que vous souhaitez modifier puis cliquer sur le bouton « Modifier écriture ».

 

 

Au clic sur ce bouton, une fenêtre s’affiche qui vous permet de modifier l’écriture comptable.

 

 

Le tableau de la partie haute de la fenêtre vous présente l’écriture comptable que vous souhaitez modifier et le tableau de la partie basse vous permet de renseigner les modifications attendues.

 

Au clic sur le bouton « Valider », l’écriture à modifier est contrepassée et l’écriture incluant les modifications est ajoutée dans le journal et à la date renseignée.

 

Dans le cas où vous souhaitez modifier une écriture comptable dans le journal « Opérations diverses » qui a pour pièce un numéro de contrat (CTXXXXXX), la pièce ne sera pas modifiable car cela pourrait fausser les documents qui se basent sur les données comptables comme par exemple le CRG.

 

Plusieurs situations ne permettent pas de modifier une écriture comptable, vous serez avertis par un message vous expliquant la marche à suivre. Ci-dessous la liste des cas bloquants :

• Écriture comptable liée à un rapprochement bancaire
• Écriture comptable liée à un dossier non clôturé
• Écriture comptable liée à un dossier en cours d’annulation avec assurance
• Écriture comptable de type report d’à nouveau
• Écriture comptable de simulation
• Écriture comptable d’équilibrage automatique
• Écriture comptable de contre-passation
• Écriture comptable déjà modifiée
• Écriture comptable déjà annulée

 

C.            Annulation d’écritures comptables

L’annulation d’écriture comptable ne peut plus être réalisée directement dans le tableau présentant le journal. Vous devez sélectionner une des lignes de l’écriture comptable que vous souhaitez annuler puis cliquer sur le bouton « Annuler écriture ».

 

 

Au clic sur ce bouton, une fenêtre s’affiche qui vous permet de valider l’annulation de l’écriture comptable.

 

 

Le tableau de la partie haute de la fenêtre vous présente l’écriture comptable que vous souhaitez annuler et le tableau de la partie basse vous présente l’écriture de contre-passation qui sera ajoutée à la validation.

 

Avant de valider, vous devez choisir la date à laquelle l’écriture sera enregistrée. Vous avez deux choix possibles : la date de l’écriture comptable qui doit être annulée ou la date du jour.

 

 

Plusieurs situations ne permettent pas de modifier une écriture comptable, vous serez avertis par un message vous expliquant la marche à suivre. Ci-dessous la liste des cas bloquants :

• Écriture comptable liée à un rapprochement bancaire
• Écriture comptable liée à un dossier non clôturé
• Écriture comptable liée à un dossier en cours d’annulation avec assurance
• Écriture comptable de type report d’à nouveau
• Écriture comptable de simulation
• Écriture comptable d’équilibrage automatique
• Écriture comptable de contre-passation
• Écriture comptable déjà annulée

4.            Sécurisation comptabilité dossier

A.            Interdiction suppression d’un dossier avec règlement

Sur un dossier avec règlement, que son statut soit « Option » ou « Réservation », si un règlement est présent et non annulé alors ce dossier ne peut pas être supprimé.

Pour autoriser la suppression, il faut annuler le ou les règlements présents sur ce dossier ou annuler le dossier.

 

B.            Interdiction changement de locataire sur dossier avec règlement

Sur un dossier avec règlement, que son statut soit « Option » ou « Réservation », si un règlement est présent et non annulé alors le locataire ne peut pas être modifié.

Pour autoriser la modification, il faut annuler le ou les règlements présents sur ce dossier.

 

C.            Interdiction création prestation sans compte comptable

Lors de la création d’une prestation, un compte comptable ou un fournisseur devra être obligatoirement présent pour autoriser la création.

Cette vérification s’appliquera aussi lors de la modification d’une prestation.

 

D.            Annulation d’une reprise de règlement

Une reprise de règlement peut être annulée. Lors de cette annulation, les écritures comptables de contre-passation sont enregistrées automatiquement.

 

Attention, du fait de certaines contraintes techniques, cette annulation ne sera possible que sur les reprises de règlement créées à partir de la version 1.8 de SPI LS.

 

 

5.            Assistant règlement sur dossier avec TO

Un nouvel assistant a été mis en place sur les dossiers avec TO pour vous aider dans l’enregistrement des règlements sur ce type de dossier.

 

L’objectif de cet assistant est d’indiquer au logiciel dans quel cadre est effectué le règlement. Pour cela deux questions vous seront posées :

1-      Qui est à l’origine du règlement ?

2-      Quel est l’objet du règlement effectué ?

 

Ensuite vous pourrez saisir votre règlement et le logiciel pourra déduire de vos choix si le dossier doit être facturé au locataire ou au TO/OTA.

 

 

Ci-dessous le descriptif de l’assistant lors de la saisie du premier règlement

 

 

 

 

 

Lors de la saisie des règlements suivants, les choix seront adaptés à la situation du dossier.

6.            Dépôt fichiers SEPA sur serveur distant

Pour les gestionnaires ayant plusieurs agences et afin de simplifier la gestion des fichiers SEPA, il est possible de configurer le dépôt automatique de ces fichiers sur un serveur lors de leur création.

 

A.            Activation et configuration dépôt fichiers SEPA

L’activation du dépôt s’effectue dans les paramétrages de l’agence dans l’onglet « Banques ».

 

 

Suite à l’activition vous pourrez renseigner les informations de connexion :

• Hôte (adresse du serveur cible)
• Port utilisé
• Utilisateur
• Mot de passe

 

Le bouton « Tester la connexion » vous permet de vérifier que les informations de connexion que vous avez renseignées sont correctes pour se connecter au serveur distant en question.

 

B.            Nommage des fichiers (optionnel)

Vous avez la possibilité de nommer les fichiers SEPA par banque. L’ajout de ce nommage spécifique s’effectue dans la fiche d’une banque de l’agence.

 

 

 

 

C.            Dépôt des fichiers lors de leur création

Lors de la création d’un fichier SEPA, vous serez avertis que le dépôt sur serveur distant est activé. Cette information est présentée dans les trois assistants suivants :

• Règlements propriétaires
• Règlements fournisseurs
• Remboursements locataires via virements SEPA

 

Lors de la validation de la création du fichier SEPA, la fenêtre suivante s’affiche pour présenter l’état du transfert.

 

 

 

En cas de réussite du dépôt, le message suivant sera affiché.

 

 

 

En cas d’échec du dépôt, la fenêtre suivante s’affiche pour présenter la cause de l’erreur. Vous aurez le choix entre deux options :

1. Réessayer le dépôt du fichier SEPA sur le serveur distant
2. Enregistrer le fichier SEPA sur votre poste

 

7.            Aide à la publication internet

Lors de la publication d’un bien sur internet, il est indispensable que certaines informations soient présentes afin que ce bien soit présenté correctement et qu’il ne soit pas refusé par les OTA/TO.

 

Une vérification automatique de ces informations a été mise en place lorsque l’option « Transféré sur internet » est activée sur un lot. Cette vérification s’effectue uniquement au moment où vous cochez la case. Pour effectuer la vérification sur des lots ayant déjà cette case cochée, il vous suffit de la cocher et de la cocher une nouvelle fois.

 

 

 

Si une ou plusieurs informations sont manquantes sur le bien concerné, une fenêtre s’ouvre et précise la liste des informations manquantes.

 

 

 

Au clic sur le bouton « Corriger », la fenêtre est fermée et vous êtes redirigé vers l’onglet où doit être renseignée la première information manquante de la liste. L’option « Transféré sur internet » ne peut être activée que si aucune des informations mentionnées n’est manquante.

8.            Passerelle assureur – SAM assurance (PM Conseil)

Une nouvelle passerelle assureur a été mise en place avec SAM Assurances (anciennement PM Conseil Assurances) pour réaliser une souscription d’assurance annulation automatiquement.

 

A.            Configuration de la passerelle

Pour autoriser l’échange d’informations entre SPI LS et SAM Assurances, il faut renseigner des informations de connexion indispensables à la sécurisation des échanges dans la partie « Partenaire » des paramétrages de l’agence. Ces informations sont à demander auprès de SAM Assurances.

 

 

Il faut activer l’option « Autres assureurs » puis sélectionner « SAM Assureurs » dans la liste déroulante. Vous pourrez ensuite renseigner les informations de connexion  :

• Référence agence
• Identifiant
• Mot de passe

 

Le bouton « Vérifier les identifiants » vous permet de vérifier que les informations de connexion que vous avez renseignées sont correctes.

 

B.            Déclaration automatique à l’assureur

La déclaration automatique vers l’assureur sera réalisée sur les dossiers avec assurance (locataire et/ou propriétaire) lorsque la case « RC » (retour contrat) est cochée dans l’onglet « Généralités » d’un dossier.

 

 

En cas de mise à jour du dossier, vous devez désactiver puis réactiver pour que les nouvelles informations soient envoyées à l’assureur.

 

Si la demande est bien reçue par SAM Assurance alors un message sera ajouté dans la partie « Notes » de l’onglet « Occupants » du dossier.

 

– IMPORTANT –

 

9.            Gestion documentaire : Ajout de documents externes

Pour faciliter votre gestion des documents dématérialisés liés à votre activité de location saisonnière, il est possible de stocker des documents externes (non créés à partir de SPI LS) dans votre logiciel.

 

Cette fonctionnalité est disponible dans les éléments suivants :

–          Propriétaire

–          Locataire

–          Fournisseur

–          Dossier

 

Dans chacun des éléments cités ci-dessus, vous trouvez un nouvel onglet nommé « Documents rattachés ».

 

 

 

A partir de cette fenêtre, vous avez trois actions possibles :

–          Ajouter un document : ouvre une fenêtre qui vous permet de sélectionner le document à ajouter sur votre ordinateur

–          Ouvrir le document : ouvre le document si un logiciel permettant son ouverture est installé sur votre ordinateur

–          Supprimer le document : supprime définitivement le document

 

A la sélection d’un document dans la liste, le logiciel affichera un aperçu du document dans le cadre droit de la fenêtre si le document est au format PDF.

 

– IMPORTANT –

10.       Swikly : caution dématérialisée

Un nouveau partenaire a rejoint SPI LS pour faciliter le travail de nos gestionnaires : Swikly. Cette entreprise propose un service de demande de caution en ligne qui a été intégré SPI LS.

 

Les demandes de cautions en ligne se feront grâce à l’intégration d’un lien sécurisé dans l’email de rappel d’arrivée. Le client pourra sécuriser la caution sécurisée via une empreinte sur le site de Swikly.

 

Pour plus d’informations merci de contacter Swikly directement.

 

A.            Renseigner les informations de votre compte Swikly

L’enregistrement des informations de votre compte Swikly s’effectue dans la partie « Partenaire » des paramétrages de l’agence.

 

 

Ces informations sont disponibles sur votre compte Swikly.

 

B.            Ajout du lien Swikly dans le rappel d’arrivée

L’ajout du lien sécurisé de demande de caution Swikly s’effectue dans la partie « Emails » des paramétrages de l’agence.

 

Dans le gestionnaire d’emails, un nouveau champ de fusion est disponible pour l’email « Rappel d’arrivée » qui se nomme « Swikly_lien_caution »

 

 

C.            Construction du lien sécurisé

Le lien sécurisé de demande de caution Swikly est créé automatiquement par SPI LS à partir des informations contenues dans le dossier. Le montant de la caution demandée via le lien correspond à la somme de la caution hébergement et de la caution ménage renseignées dans la partie « Tarification » du dossier.

 

Lorsque le locataire a sécurisé la caution via le site Swikly, le lien généré ne sera plus fonctionnel.

 

D.            Suivi caution sécurisé dans un dossier

Un témoin pour enregistrer le fait que la caution a été sécurisée par le locataire est disponible dans la partie « Tarification » d’un dossier. Ce témoin doit être mis à jour manuellement par les gestionnaires afin qu’ils puissent connaitre le statut vis-à-vis de la caution pour chaque dossier.

 

 

La date d’activation de cette case à cocher est enregistrée dans le champ situé à droite.

 

E.             Suivi caution sécurisé dans la liste des dossiers

Une nouvelle colonne intitulée « Caut. » est disponible dans la liste des dossiers, elle présente la valeur de la case à cocher « Caution sécurisée » de chaque dossier. Cette colonne vous permet de visualiser rapidement les dossiers pour lesquels vous pouvez relancer le locataire pour la sécurisation de la caution.

 

F.             Récupérer facilement le lien Swikly

Si vous avez besoin de récupérer le lien Swikly pour l’envoyer ou le renvoyer par email à un locataire, il vous suffit de réaliser un clic-droit sur le dossier concerné dans la liste des dossiers et de cliquer sur « Copier lien Swikly ».

 

 

Le lien est copié dans le presse-papier de votre ordinateur et vous n’avez plus qu’à le copier dans le corps de votre email.

11.       Signature électronique de documents – SPI SIGN LS

Pour faciliter la signature de certains de vos documents, il est possible d’utiliser un service de signature électronique intégré dans votre logiciel pour les cas suivants :

–          Signature d’un mandat de location

–          Signature d’un avenant de mandat de location

–          Signature d’un contrat de location

 

A.            Prérequis

Vous devez souscrire l’option signature électronique pour la location saisonnière auprès de SPI en contactant notre service commercial. Une session de formation vous sera proposée au cours de laquelle vos documents personnalisés pourront être adaptés pour être fonctionnels avec le service de signature électronique.

 

B.            Droits d’accès

Les personnes qui devront utiliser la signature électronique doivent posséder le droit « Signature électronique » dans la gestion des utilisateurs de votre logiciel.

 

 

C.            Signature électronique d’un document

Le processus de signature électronique se déclenche depuis la liste des dossiers ou des lots. Après sélection d’un dossier ou d’un lot dans la liste et au clic sur le bouton « Imprimer », une fenêtre s’ouvre pour sélectionner le document à imprimer.

 

 

 

Dans cette fenêtre :

1. Sélectionner le document adapté pour la signature électronique
2. Activer l’option « Signature électronique ».
3. Cliquer sur le bouton « Imprimer »

 

Avant l’envoi pour signature, une fenêtre s’ouvre pour visualiser le document et vérifier les coordonnées du destinataire. Pour valider l’envoi, cliquer sur le bouton « Confirmer l’envoi »

 

 

 

La signature électronique se réalise ensuite via notre partenaire « DocuSign » selon les étapes suivantes :

–          Le destinataire reçoit un email contenant un lien sécurisé lui permettant d’apposer sa signature sur le document via l’interface « DocuSign »

–          Suite à la signature du destinataire, le gestionnaire ou l’agence reçoit un email contenant un lien sécurisé lui permettant de contre signer le document via l’interface « DocuSign »

–          Lorsque tous les signataires ont apposé leur signature, ils reçoivent chacun un email de confirmation avec en pièce jointe le document signé et validé.

 

D.            Utilisation pour mandat de location

La signature d’un mandat de location se déclenche depuis la liste des lots en imprimant le document prévu à cet effet sur le lot concerné. Dans le cas vous avez renseigné un conjoint au propriétaire sur le lot alors il sera ajouté à la liste de signataires du document.

 

E.             Utilisation pour avenant au mandat de location

La signature d’un avenant au mandat de location se déclenche depuis la liste des lots en imprimant le document prévu à cet effet sur le lot concerné. Dans le cas vous avez renseigné un conjoint au propriétaire sur le lot alors il sera ajouté à la liste de signataires du document.

 

F.             Utilisation pour contrat de location

La signature d’un contrat de location se déclenche depuis la liste des dossiers en imprimant le document prévu à cet effet sur le dossier concerné.

 

G.            Suivi de votre consommation

Pour vous permettre de suivre la consommation de signature électronique réalisée par vos équipes, un tableau de suivi est disponible dans la partie « Outils » qui se nomme « Utilisation signature électronique ».

 

 

Dans cette fenêtre, vous trouvez pour chaque utilisation réussie ou non de la fonctionnalité de signature électronique les informations suivantes :

–          Dateimp : date d’envoi du document en signature électronique

–          Utilisateur : prénom et nom du collaborateur ayant déclenché l’envoi du document en signature électronique

–          Nom fichier principal : nom du document envoyé en signature électronique

–          Statut de la signature : informations sur la réussite ou l’échec de l’envoi du document en signature électronique

H.            Astuces

Si vous souhaitez stocker dans votre logiciel les documents signés électroniquement, vous pouvez utiliser :

–          Sur les dossiers : la fonction d’ajout de documents externes dans la partie « Documents rattachés »

–          Sur les lots : la fonction d’ajout de documents externes dans la partie « Suivi »

 

12.       Nouvelles passerelles 

Nouvelle passerelle vers le site https://proprietes.lefigaro.fr/. Ce site présente des annonces vers les biens haut de gamme. Vous devez entrer en contact avec « Propriétés – Le Figaro » avant de pouvoir publier via la passerelle.

 

 

Nouvelle passerelle vers le site https://www.belvilla.fr/. Ce site présente des annonces pour des biens de type maison et gite.

 

 

 

13.       Connaissances des usages de SPI LS

Dans une démarche d’amélioration continue de l’outil que nous vous proposons et afin de mieux comprendre comment il est utilisé, SPI a mis en place un service de collectes de données anonymes sur le produit SPI LS.

 

Cette collecte ne concerne aucune donnée personnelle de votre activité ou vos clients et vise trois objectifs :

1. Comprendre les usages de SPI LS
2. Connaitre les cadres d’utilisation de SPI LS pour améliorer sa portabilité
3. Connaitre en temps réel les erreurs techniques survenues lors l’utilisation de SPI LS

 

Les données collectées ne permettent pas de vous identifier même via un recoupement et leur durée de rétention est d’une année.

Si vous ne souhaitez pas participer à cette collecte, merci de contacter notre équipe support par téléphone au 05 62 27 95 30 ou par email assistance@spi.immo.

 

A.            Comprendre les usages de SPI LS

Les données récupérées dans le cadre de cet objectif sont les suivantes :

–          Nombre d’utilisateurs par jour

–          Nombre de lancements de l’application par jour

–          Nombre d’affichages des différentes fenêtres

–          Nombre d’utilisations des différents traitements

 

B.            Connaitre les cadres d’utilisation de SPI LS pour améliorer sa portabilité

Les données récupérées dans le cadre de cet objectif sont les suivantes :

–          Version de Windows utilisée

–          Taille de la mémoire RAM

–          Résolution des écrans

–          Nombre d’écrans

 

C.            Connaitre les erreurs techniques survenues lors l’utilisation de SPI LS

Les données récupérées dans le cadre de cet objectif sont les suivantes :

–          Nombre d’erreurs survenues

–          Nombre d’utilisateurs impactés

–          Rapports d’erreurs détaillés

14.       Corrections

A.            Retrait blocages échanges Web sans exercice comptable valide

Les transferts internet et la récupération des réservations Web sont actifs même lorsque vous n’avez pas d’exercice comptable valide en cours. Nous vous recommandons de créer le nouvel exercice comptable le plus rapidement car cette situation doit rester temporaire.

 

B.            Interdiction de suppression d’un exercice comptable avec écritures comptables

La suppression d’un exercice comptable ne sera possible que celui-ci ne contient aucune écriture comptable.

 

C.            Correction ventilation acompte sur bascule option/réservation sur dossier avec TO

Sur un dossier avec TO pour lequel le premier règlement provient du TO, lorsque le dossier est basculé en option puis ensuite rebasculé en réservation alors la ventilation comptable de l’acompte reste cohérente avec celle effectuée lors du premier règlement.

 

D.            Clôture d’un dossier non soldé

La vérification du solde du dossier est réalisée même lorsque les dernières modifications du dossier n’ont pas été enregistrées pour rendre impossible la clôture d’un dossier non soldé.

 

E.             Correction champ « Net propriétaire réel » pour emails avis d’annulation

Le champ « Net propriétaire réel » est fonctionnel pour les emails d’avis d’annulation propriétaire avec ou sans assurance.

 

F.             Avance de règlement propriétaire

La création d’une avance propriétaire est fonctionnelle, l’erreur sur le schéma XSD est corrigée.

 

G.            Réservationenligne.net entrées/sorties

Le calendrier des sites réservationenligne.net présente correctement les entrées/sorties indiquées sur les lots même sur les périodes où la saison est à cheval sur deux années civiles différentes.

 

H.            Sécurisation rapprochement bancaire

Un rapprochement bancaire ne peut plus être validé si un écart supérieur à 0 est présent sur le rapprochement en question.

 

I.               CRG : affichage écritures comptes supplémentaires

Toutes les écritures provenant de comptes supplémentaires à afficher dans le CRG ne seront pas visibles si elles comportent la même pièce qu’une écriture lettrée du compte propriétaire.